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Siegen: Einfach digital – Bibliotheksausweis online beantragen, verlängern und bezahlen

Seit Mitte 2020 können die Kund*innen der Stadtbibliothek Siegen sich online in der Bibliothek registrieren, ihren Bibliotheksausweis verlängern und die damit verbundenen Gebühren online bezahlen. Das Angebot wird gut angenommen, insbesondere während der pandemiebedingten Schließung der Bibliothek. Wie das genau funktioniert, und was dafür im Vorfeld technisch und organisatorisch geklärt und vorbereitet werden musste, stellt Dana Jaschke von der Stadtbibliothek Siegen in diesem Gastbeitrag vor.   

Anmeldung beim Servicekonto.NRW

Wer in der Stadtbibliothek Siegen seinen Bibliotheksausweis verlängern bzw. sich neu anmelden möchte, muss sich einmalig beim Servicekonto.NRW registrieren. Das Servicekonto.NRW ist ein digitales Konto für alle Online-Anwendungen des Landes und der Kommunen in Nordrhein-Westfalen. Die Anmeldung hat den Vorteil, dass die Daten beim Antrag automatisch ausgefüllt werden. Es gibt zwei Anmeldemöglichkeiten: Ein „normales“ Vertrauensniveau bei Registrierung mit Benutzername, Passwort und einer gültigen E-Mail-Adresse oder ein „hohes“ Vertrauensniveau mit der Online-Ausweisfunktion (eID) des Personalausweise und PIN.

Screenshot vom Onliine-Formular des Servicekonto.NRW

Nach einer erfolgreichen Anmeldung/Registrierung beim Servicekonto.NRW wird man auf das Portal der Stadt Siegen geleitet und kann den kompletten Online-Service nutzen.  

Beim Aufruf des Online-Services „Bibliotheksausweis“ werden zu Beginn die Voraussetzungen, die Gebühren und die Zahlungsarten erläutert.

Screenshot des Online-Services Bibliotheksausweis mit den Voraussetzungen für die Online-Anmeldung

Im nächsten Schritt kann man auswählen, ob man einen Bibliotheksausweis verlängern oder beantragen möchte. Durch die Anmeldung über das Servicekonto.NRW entfällt die Eingabe der Benutzerdaten, da die Daten bereits aus der Anmeldung übernommen worden sind (Eine nachträgliche Bearbeitung ist möglich). Nach Überprüfung auf Richtigkeit führt das System zur nächsten Seite.  Bei der Verlängerung eines Ausweises ist die Angabe der Benutzernummer verpflichtend (bzw. ein Pflichtfeld).

Screenshot vom Anmeldefenster

Dann wählt man die entsprechende Gebühr aus (Erwachsener/ Ermäßigt/Familienkarte oder die kostenfreie Nutzung). Bei der ermäßigten und kostenfreien Variante muss der Nutzer einen Nachweis hochladen, der im Nachhinein manuell überprüft wird. Die Beträge für die verschiedenen existierenden Ausweisformen sind hierbei voreingestellt. Mit einem Häkchen erkennt man die Benutzungs- und Gebührenordnung der Stadtbibliothek Siegen an. Die Benutzungs- und Gebührenordnung ist als PDF mit Link hinterlegt und kann so bequem eingesehen werden.

Screenshot der Folgeseite, auf der die Gebührenübersicht zusammengefasst ist

Auf der Folgeseite wird in der Gebührenübersicht zusammengefasst, in welcher Höhe Gebühren anfallen, bevor man zur Bezahlseite der Stadt Siegen weitergeleitet wird. Nachdem man sich für eine Zahlungsvariante (GiroPay, PayPal) entschieden hat, wird man entsprechend weitergeleitet.

Nach dem Bezahlvorgang wird automatisch eine E-Mail mit dem angehängten Formular an das E-Mail-Postfach der Stadtbibliothek geschickt. Eine Schnittstelle direkt zur Bibliothekssoftware gibt es aktuell nicht. Die weitere Bearbeitung erfolgt manuell durch die Mitarbeiter*innen der Bibliothek. Bei Verlängerungen findet eine Plausibilitätsprüfung in Hinblick auf aktuelle Adress- und Kontaktdaten sowie die Anpassung des Gültigkeitsdatums statt.

Bei einer Neuregistrierung werden die Nutzerdaten im Bibliothekssystem angelegt, das Formular aus dem Serviceportal ausgedruckt und inklusive Benutzerausweis an der Ausleihtheke zur Abholung hinterlegt.

Bei beiden Varianten erhalten die Nutzer nach Fertigstellung eine Bestätigungsmail mit den aktualisierten Daten. Hierfür sind im E-Mail-Programm Textbausteine hinterlegt.

Bei der Neuanmeldung bekommt der Kunde seine Benutzernummer und sein Passwort mitgeteilt, sodass er bereits die digitalen Angebote nutzen kann.

Screenshot der Bestätigungsmail mit den aktualisierten Daten

Wichtige Vorüberlegungen

Bevor die technische Umsetzung gewährleistet werden konnte, mussten im Vorfeld verschiedene Aspekte berücksichtigt werden:

  • Sollen nur Jahresentgelte bezahlt werden oder auch andere Gebühren, wie zum Beispiel Mahngebühren? Wie minimiert man die Fehlerquote durch Falschbeträge, sollte man sich auch für Mahngebühren entscheiden?
  • Welche Nachweise sind bei den verschiedenen Ausweisvarianten vonnöten?
  • Sollen sich auch Personen unter 18 Jahren anmelden können?
  • Sollen sich Personen mit Wohnsitz in ganz Deutschland online anmelden können? Wenn man sich dagegen entscheidet, kann man im Formular die zugelassenen Postleitzahlen einschränken.
  •  Soll der Ausweis in einem bestimmten Zeitrahmen abgeholt werden?  Wenn ja, muss dies möglichst sichtbar kommuniziert werden.
  • Sind die Voraussetzungen zur Berechtigung für einen Ausweis technisch umsetzbar? So ist in der Stadtbibliothek Siegen eine Vorrausetzung für die Familienkarte, dass die erwachsenen Personen, die angemeldet werden sollen, einen gemeinsamen Wohnsitz haben. Wählt man die Familienkarte aus, so kann man weitere Familienmitglieder hinzufügen, bei denen dann die Adressdaten bereits automatisch ausgefüllt sind.
  • Wo könnte es bei einzelnen Formulierungen zu Missverständnissen kommen? Es ist wichtig so präzise wie möglich zu sein, da die Rückerstattung fälschlich gezahlter Beträge aufwändig sein kann.

Die technische Basis

Die Bereitstellung des Serviceportals erfolgt über das Gebietsrechenzentrum Südwestfalen-IT (SIT), welches mit seinem Eigenprodukt citkoPortal auch die technische Basis entwickelt hat.

Der Online-Service (dynamisches Formular) wurde durch die E-Government-Stelle der Stadtverwaltung gemeinsam mit der Stadtbibliothek Siegen entwickelt.

Das Serviceportal bietet eine Anmeldemöglichkeit über das NRW-weit nutzbare „Servicekonto.NRW“. Die integrierte Zahlungsabwicklung (E-Payment) wird durch eine Anbindung an das Finanzverfahren „Infoma newsystem“ und dessen Modul „ePayment-Manager“ ermöglicht. Aktuell können Zahlungen via PayPal und Giropay geleistet werden. Die Zahlungen werden automatisch korrekt kontiert und verbucht, was den Arbeitsaufwand zusätzlich reduziert.

Kontakt:
Dana Jaschke
Stadtbibliothek Siegen
KrönchenCenter/Markt 25
57072 Siegen
Telefon: (0271) 404-3027
E-Mail: d.jaschke@siegen.de
www.siegen.de/stadtbibliothek