Das Team der Stadtbüchereien Düsseldorf hat sich zum Ziel gesetzt, KI strategisch und ganzheitlich in seine Arbeit zu integrieren. In diesem Gastartikel stellen Antonia Lüthgen und Dana Wingensiefen-Wosel das Projekt „BibliothekKI“ vor.

Künstliche Intelligenz von Grund auf gedacht

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Teil unseres Alltags. Ob in der Spracherkennung von Smartphones, bei automatisierten Empfehlungen in Streaming-Diensten oder in der medizinischen Diagnostik. Als öffentliche Bibliothek stehen wir vor der Frage: Wollen wir diese Entwicklung nur beobachten, oder aktiv gestalten?
Für die Stadtbüchereien Düsseldorf war die Antwort klar: Wir wollen gestalten.
Mit dem Projekt „BibliotheKI“ haben wir uns auf den Weg gemacht, KI nicht nur punktuell einzusetzen, sondern strategisch und ganzheitlich in unsere Arbeit zu integrieren. Dabei betrachten wir KI nicht allein als technische Spielerei, sondern als Querschnittsthema, das Technik, Organisation, Weiterbildung und gesellschaftlichen Dialog verbindet. Dabei haben wir nicht mit fertigen Lösungen begonnen, sondern Schritt für Schritt ausprobiert, gelernt und uns weiterentwickelt. Dieses schrittweise Vorgehen hat uns ermöglicht, Erfolge sichtbar zu machen, sowie Nutzende und Mitarbeitende gleichermaßen einzubinden.

Der Start: Bedarfe und Erwartungen klären

Zu Beginn unserer Arbeit haben wir unsere Nutzendenbefragung von 2023 zur Hand genommen und durch eine Mitarbeitendenbefragung ergänzt. Die Nutzendenbefragung von 2023 ergab, dass 73 % der rund 3.700 Befragten die Bibliothek mindestens zweimal im Monat besuchen. 24 % davon wollen sich inspirieren lassen, 20 % haben einen konkreten Informationsbedarf – ideale Voraussetzungen, um mit KI-gestützten Angeboten sowohl Orientierung als auch Überraschungsmomente zu schaffen. Parallel zeigte die interne Befragung von 2024 (im Rahmen der Bachelorarbeit von Davide Elia1), dass fast 90 % der 85 teilnehmenden Mitarbeitenden bereits privat mit KI gearbeitet haben, doch 44 % fühlten sich „wenig vorbereitet“ auf den professionellen Einsatz. Genau an diesen beiden Punkten wollten wir ansetzen: Interesse nutzen, Kompetenzen aufbauen, Berührungsängste abbauen, Lust auf Ausprobieren machen.

Struktur für Veränderung

Im Juni 2024 gründeten wir die Projektgruppe „Künstliche Intelligenz“. Diese ist in drei Arbeitsgruppen aufgeteilt:

• KI-Angebote für Kund*innen
• Einsatz von KI inhouse
• Schulungen für Mitarbeitende

Um der Tragweite der Künstlichen Intelligenz gerecht zu werden stimmen wir alle größeren Projekte mit den städtischen Datenschutzstellen und Gremien ab. Stattfindende Veranstaltungen melden wir via eines Formblatts an die städtische KI-Verantwortliche. Ein internes Wiki das wir seit 2017 benutzen, bündelt unser gesammeltes Wissen, von Schulungsmaterialien bis zu technischen Spezifikationen. Über 30 Mitarbeitende engagieren sich derzeit in unterschiedlicher Intensität in der Projektgruppe und ihren AGs – dies ist nur möglich, weil die Leitung der Stadtbüchereien Düsseldorf unser Engagement von Anfang an unterstützt hat und dies auch noch tut.

Unser Fundament: Die KI-Leitlinien

Ein wichtiger Schritt waren unsere verbindlichen KI-Leitlinien (erstmals veröffentlicht in ProLibris 1/252). Sie gelten für alle Mitarbeitenden und legen fest, welcher Stellenwert Künstlicher Intelligenz in den Stadtbüchereien Düsseldorf zukommt und wie wir mit KI praktisch und strukturell verfahren wollen. Ergänzt werden die Leitlinien durch ein Formblatt das für jede KI-Veranstaltung oder die Anschaffung eines Tools genutzt wird. In dem Formblatt machen die verantwortlichen Personen unter anderem Angaben zu den Gerätschaften mit denen gearbeitet wird, zur Datenspeicherung, zum Anmeldeverfahren, zum Netzwerk-Login und zur Löschroutine. Damit gewährleisten wir eine datenschutzkonforme Anwendung von Künstlicher Intelligenz und erzielen gleichzeitig Effizienzgewinne. Zusätzlich klären Aushänge in den Räumlichkeiten, über die Datenspeicherung bei KI-Events auf. Diese Instrumente helfen uns somit, unsere eigenen Standards zu schaffen, Missverständnisse zu vermeiden und den rechtlichen Rahmen für Experimente klar abzustecken.

Die KI Woche – Ein Highlight mit Wirkung

Vom 4. bis 11. April 2025 haben wir unsere erste KI-Woche veranstaltet. Sie begann mit der Langen Nacht der Bibliotheken und umfasste zwölf Veranstaltungen. Es ist uns dabei gelungen die großen Themenblöcke, die in Zusammenhang mit Künstlicher Intelligenz oft genannt werden, abzudecken. Darunter zum Beispiel „KI & Demokratie“, „KI & Rassismus“ und „KI & Nachhaltigkeit“. Mehr als 800 Menschen nahmen teil, ein klares Signal, dass das Thema auf großes Interesse stößt.

Ein Publikumsliebling war der „KI:osk“, ein niedrigschwelliger Ausprobierstand mit sechs KI-Tools, betreut von geschulten Mitarbeitenden. Hier konnten unsere Besuchenden selbst testen, wie KI funktioniert. Das Format kam so gut an, dass es regelmäßig als Pop-up-Angebot in der Zentralbibliothek angeboten wird. In den Zweigstellen wird das Angebot eigenverantwortlich via eines iPads realisiert. Als Konsequenz aus den Erfahrungen der KI-Woche und weil das Thema KI so sehr die Gemüter bewegt, achten wir bei der Gestaltung unseres Quartalsprogramms darauf, dass wir immer KI-Veranstaltungen im Programm haben.

Herausforderungen

Natürlich ist der Weg zu einer KI-gestützten Bibliothek kein Selbstläufer.
Technische Hürden, knappe Ressourcen, Investitionen in Infrastruktur und die Suche nach datenschutzkonformen Lösungen begleiten uns. Der kontinuierliche Kompetenzaufbau im Kollegium ist ebenfalls ein zentrales Ziel und Thema. Künftig auch mit Unterstützung externer Partner wie der örtlichen Hochschule. Wichtig war für uns, Herausforderungen nicht als Bremsklotz zu sehen, sondern als Teil des Lernprozesses, denn jedes Problem, das wir lösen, macht uns zukunftsfähiger.

Ausblick

Unsere weiteren Pläne: die Robotik-Integration ausbauen, das Avatar-System weiterentwickeln, interne Abläufe stärker automatisieren und neue Veranstaltungsformate wie zum Beispiel eine KI-Sprechstunde anbieten. Unser Ziel ist es, dass Künstliche Intelligenz in der Bibliothek so selbstverständlich genutzt wird wie ein Katalog oder ein Ausleihsystem, also offen für alle und mit Raum zum Ausprobieren.

Dazu wollen wir auch weiterhin Formate und Angebote schaffen, die Menschen befähigen, KI kritisch zu hinterfragen aber auch kreativ zu nutzen. Langfristig möchten wir so mit unserem Projekt „BibliotheKI“ einen Beitrag zur KI-Strategie der Landeshauptstadt Düsseldorf und zur Befähigung ihrer Bürger*innen leisten.

Fazit

„BibliotheKI“ zeigt, dass Künstliche Intelligenz in öffentlichen Bibliotheken nicht nur möglich, sondern gestaltbar ist. Technik, Organisation, Bildung und Dialog greifen ineinander, um ein Modell zu schaffen, das über Düsseldorf hinaus Impulse geben kann. Unser Ziel: ein offener, partizipativer und zukunftsorientierter Raum, in dem Mensch und Maschine gemeinsam Neues schaffen. Andere Bibliotheken können von diesem Ansatz profitieren, indem sie klein anfangen, mutig experimentieren und gemeinsam mit ihren Nutzenden und Mitarbeitenden Schritt für Schritt in das Thema hineinwachsen.

Die Autorinnen

Antonia Lüthgen studiert seit 2022 dual „Bibliothek und digitale Kommunikation“ an der Technischen Hochschule Köln. Im bibliothekarischen Kontext interessiert sie sich besonders für den Kinder- und Jugendbereich und die Veranstaltungsarbeit im Allgemeinen.
Dana Wingensiefen-Wosel leitet seit März 2024 das Sachgebiet Digitale Services in den Stadtbüchereien Düsseldorf – hier ist sie für die Vermittlung der Digitalen Angebote der Stadtbüchereien, das LibraryLab, den humanoiden Roboter Pepper und für das neue Digitalstudio verantwortlich. Seit Juni 2024 steht sie außerdem der KI-Projektgruppe der Stadtbüchereien Düsseldorf vor. Zuvor war Dana Wingensiefen-Wosel sieben Jahre in einer Unternehmensberatung (PR) tätig. Sie ist gelernte Buchhändlerin und hat einen Masterabschluss der LMU München in Buch- und Medienforschung.