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Um aufzuzeigen, wie Smartphones und Tablets auch ohne zusätzlich heruntergeladene Apps den Arbeitsalltag erleichtern können, wurde auch die vorinstallierte Software genauer betrachtet. Kalender, Notizblock, Kamera und Aufnahmegerät werden im folgenden Blogbeitrag näher beleuchtet. Da diese Apps schon installiert sind, erübrigt sich eine Empfehlung zur Installation der App als Fazit.

Eine Funktion, die heute zur Standardausstattung jedes Tablets und jedes Smartphones gehört, ist die Kamera. Sie ermöglicht es jederzeit Fotos und Videos zu machen, ohne eine weitere Digital-, Spiegelreflex- oder Einwegkamera mitführen zu müssen. Man wird deshalb häufiger fotografieren, als es sonst üblich war. Je nach Speicherplatz können mehrere hundert wenn nicht gar tausende Fotos archiviert und verwaltet werden. Die Fotos können direkt vom Smartphone oder Tablet weitergeleitet werden, zum Beispiel als Email-Anhang, per MMS oder einem Kurznachrichtendienst. Die Fotos können aber auch sofort in sozialen Netzwerken verbreitet werden, ohne dass man einen Computer benötigt.

Inzwischen ist die Fotoqualität vergleichbar mit der von Digitalkameras. Im Betriebsalltag bedeutet dies, dass man bei Veranstaltungen selber Pressefotos schießen kann und nicht mehr unbedingt auf einen Pressefotografen angewiesen ist. Man hat die Möglichkeit Impressionen einzufangen, die man an arbeitsplatzfernen Orten sammelt und diese bei Bedarf direkt an die Kollegen weiterzugeben. Dies ist besonders interessant für Bibliotheken, die für ihren Social Media-Kanal immer auf der Suche nach neuen Fotos sind. Recherchiert man am Regal oder im Magazin, erübrigen sich Notizen, da man das entsprechende Medium einfach fotografieren kann. Auch Schäden an Medien oder Inventar können sofort dokumentiert werden. Die Kamera wird schnell im Bereich der Veranstaltungs-, Presse- und Social Media-Arbeit zu einem unverzichtbaren Begleiter. Auch als Gedächtnisstütze erobert sie ihren Platz im Arbeitsalltag.

Auch ein Aufnahmegerät ist in jedem Smartphone/Tablet zu finden, manchmal auch unter einem Synonym (z.B. „Diktiergerät“). Die Bedienung ist in der Regel einfach, so dass man sich schnell mit dieser Funktion vertraut machen kann. Die aufgenommen Dateien werden automatisch gespeichert und lassen sich zu jedem späteren Zeitpunkt verschicken, hochladen und natürlich auch löschen. Eine nützliche Funktion ist das Schneidetool. Damit kann man einzelne Aufnahmen auf die benötigte Länge kürzen, oder einzelne Passagen herausschneiden. Die Originalaufnahme bleibt natürlich erhalten. Das Aufnahmegerät kann bei kurzen Besprechungen anstelle eines klassischen schriftlichen Protokolls genutzt werden. Es eignet sich auch sehr gut, um eigene

Memos zu erstellen, die den bereits beschriebenen To-Do-Listen angehängt werden können.

Passend zum Thema Notizen haben die Smartphone-/Tablethersteller eine weitere App programmiert: den digitalen Notizblock. Dieser dient als Ideen- und Terminspeicher oder als digitaler Notizblock. Die Notizen lassen sich durch Tastendruck abspeichern und immer wieder aufrufen. Auch hier erübrigt sich die Mitnahme weiterer Materialien wie Schreibblock und Kugelschreiber.

Wenn man sich unsicher ist, ob man einen zusätzlichen Kalender auf dem Smartphone / Tablet benötigt, empfiehlt es sich, den vorinstallierten auszuprobieren. Dieser bietet verschiedene Ansichtsmöglichkeiten an. So ist es möglich sich einen Jahres-, Monats- oder Wochenplan abbilden zu lassen. Die Kalender der neusten Softwaregenerationen bergen die Option Aufgaben, Ereignisse und Erinnerungen einzuspeichern. Auch lassen sich alle Kalender mit den Kontakten verknüpfen, sodass z.B. Geburtstage automatisch abgespeichert werden (vorausgesetzt, man hat diese in den Kontaktdaten abgespeichert). Auch der Kalender bietet die Möglichkeit, zu bestimmten Ereignissen Bilder, Notizen und Aufgaben hinzuzufügen. Die Kalender sind im Normalfall einfach und benutzerfreundlich aufgebaut und , lassen sich deshalb leicht bedienen. Es bleibt die Entscheidung, ob man noch einen Papierkalender führen möchte und wie viele elektronische Kalender man führen möchte, wenn sich diese nicht mit dem Dienstrechner synchronisieren lassen.

Insgesamt kann man feststellen, dass sich Programmierer besonders viele Gedanken darüber gemacht haben, wie man die vielen kleinen Aufgaben nicht vergisst und die Notizen, Fotos usw. später weiter verwenden kann. Hier gilt es, sich sein eigenes Arbeitskonzept zu erstellen.

Die letzte App, die in der Kategorie „Arbeitsorganisation“ vorgestellt wird, ist Wunderlist von 6Wunderkinder. Auch hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung von Aufgaben in Form einer To-Do-Liste.

Ein Vorteil von Wunderlist ist sicherlich, dass man die App am Computer weiter nutzen und fortführen kann, da die Entwickler auch eine Website passend zur App eingerichtet haben.

Um Wunderlist nutzen zu können, muss ein kostenloser Account erstellt werden. Dieser ist notwendig, um von verschiedenen Endgeräten oder vom PC auf seine Aufgabenlisten zugreifen zu können.

Beim Start der Anwendung werden Beispiellisten (Einkaufsliste, Filme, Arbeit, etc…) als Startlisten angeboten. Wählt man diese aus, wird man auf den Standardstartbildschirm der App weitergeleitet, auf dem sich links alle Listen befinden, die man angelegt hat- Auf der rechten Seite erscheint ein Textfeld, in dem man neue Aufgaben erstellen kann. Im unteren rechten Bereich befindet sich eine Menüleiste, mit der man Aufgaben teilen, veröffentlichen und sortieren kann.

Um neue Aufgaben einer Liste hinzuzufügen, muss man nur die benötigte Liste antippen und kann dann die neue Aufgabe erstellen. Die Aufgabe wird automatisch der Liste hinzugefügt. Hinter jeder Aufgabe befindet sich ein Kästchen. Hier kann man die Aufgabe als „erledigt“ kennzeichnen. Klickt man das Kästchen an, wird die Aufgabe aus der Liste entfernt und in den verborgenen Bereich „erledigte Einträge“ versetzt. Der Hinweis auf diesen Bereich wird erst sichtbar, wenn die erste Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wurde. Klickt man den Hinweis „erledigte Einträge“ an, werden alle erledigten Aufgaben angezeigt. Dies Funktion ist – insbesondere bei Listen, auf die verschiedene Personen Zugriff haben – sehr nützlich. So kann man bei größeren Arbeitsprozessen nachvollziehen, welche Tätigkeiten bereits erledigt wurden. Entfernt man das Häkchen übrigens wieder, so wird die Aufgabe erneut in den Bereich der zu erledigenden Aufgaben zurück versetzt. Auch diese Funktionsweise ist sehr nützlich.

Die von der Software vorgeschlagenen Listen kann man löschen und / oder um individuelle Listen ergänzen. Beim Eröffnen einer neuen Liste können weitere Personen zur Beobachtung und Mitbearbeitung hinzugefügt werden. Dies bietet wie bei Evernote die Möglichkeit mit anderen Personen Aufgaben arbeitsteilig zu verfolgen.

Die Arbeitsoberfläche ist durch ihre klare Strukturierung sehr ansprechend gestaltet und selbsterklärend. So wird dem Nutzer von Anfang an die Hemmung genommen mit dieser App zu arbeiten. Zumal die erste Aufforderung der Software ist, eine neue Aufgabe zu erstellen.

Eine Suchfunktion befindet sich am linken oberen Rand. Dort ist auch der Button untergebracht, der anzeigt, ob es Diskussionen zu einzelnen Listen gibt.

Ebenfalls oben links findet sich ein Icon des eigenen Profils. Tippt man dieses an, gelangt man in das Optionen-Fenster. Dort kann man das Profil wechseln, einstellen welche Listen einem links dauerhaft angezeigt werden, den Hintergrund ändern (sollte einem der von Haus aus eingestellte Berliner Fernsehturm nicht gefallen), den In-App-Ton ein- bzw. ausstellen, über diverse Wege um Hilfe bitten (Forum-Link, Kontaktformular, Link zum Emailprogramm) und alle Profildaten verwalten. Bei Bedarf kann mein sein Konto mit einem vorhandenen Google- bzw. Facebook-Account verbinden. Das erlaubt Wunderlist sich mit dem jeweiligen Account und dessen Ereignissen zu synchronisieren. In Bezug auf Kalenderereignissen oder Terminen kann dies sehr hilfreich sein, ist aber um die App einwandfrei nutzen zu können, nicht notwendig.

Fazit:
Von den drei getesteten Aufgabenverwaltungsapps hat Wunderlist am meisten beeindruckt. Durch die klare Strukturierung und Bedienfreundlichkeit punktet diese App. Hinzu kommt, dass es sich bei den Entwicklern um ein deutsches Team handelt und deshalb auch der Support deutschsprachig ist. Wunderlist ist für Android und iOS verfügbar.

Evernote von Evernote Corporation funktioniert vergleichbar wie Taptodo. Hinzu kommen in dieser Software mehr Funktionen und mehr Möglichkeiten einzelne Aufgaben zu beschreiben, beispielsweise durch die Ergänzung mit Fotos. Die App bietet viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten. Aber zuerst sei erwähnt, dass diese App in deutscher Sprache verfasst ist und auch in der kostenlosen Version keine Werbung enthält.

Evernote ist sehr umfangreich und auf den ersten Blick durch die vielen vorhandenen Schaltflächen unübersichtlich. Es braucht seine Zeit bis man sich eingefunden hat. Nach Erlernen der Bedienung ist diese App aber sehr nützlich und kann einen sehr gut im Arbeitsalltag unterstützen.

Der Elefantenkopf oben rechts öffnet eine Übersicht, über die man alle Bereiche der App erreichen kann. Er symbolisiert das Menü, welches einen durch die App führt. Man kann dort neue Notizen erstellen. Unter Notizen fallen bei Evernote einfache Texte, Fotos (die man aus der App heraus aufnehmen oder in die App aus einem Album laden kann), Erinnerungen mit Alarmfunktion und Listen, die wie To-Do-Listen funktionieren.

Eine weiterer Punkt in der Übersicht sind die Schnellzugriffe auf erstellte Notizen, Notizblöcke, Schlagwörter und den Work Chat. In den Notizblöcken kann man die erstellten Notizen bündeln und themenweise verwalten. Die Schlagwörter erleichtern die Suche über das Suchfeld. Der Work Chat ermöglicht es mit anderen Evernote Nutzern in Kontakt zu treten. Hier kann man einzelne Notizen und Notizblöcke freigeben, sodass mehrere Leute Zugriff erhalten. Evernote kann auf diese Weise für Gruppendiskussionen oder die Vereinfachung von Arbeitsprozessen genutzt werden.

Eine neue Notiz zu erstellen, ist einfach. Man gibt ihr eine Überschrift, die dann später in der Kurzansicht aufgeführt wird. Direkt unter dem Überschriftenfeld kann man auswählen in welchem Notizblock man die Notiz ablegen möchte. Danach kann man seinen Text eintippen, eine Sprachnotiz oder ein Foto einfügen, eine Erinnerung in Form eines Alarms einstellen und sie freigeben (d. h. im Work Chat sichtbar machen). Nach Abspeichern der Notiz erscheint sie im Kurzauswahlmenü (der Elefantenkopf), sodass man sie bei Bedarf direkt auswählen kann.

Um die Suche zu vereinfachen, gibt es, wie oben erwähnt, die Option Schlagwörter zu erstellen. Es funktioniert ganz so wie die Verschlagwortung einer Titelaufnahme im Katalog. Die Software sucht in allen Notizüberschriften und Notizinhalten nach den Schlagwörtern, die vorher eingegeben wurden.

Fazit:
Auch wenn man die App zunächst etwas ausprobieren muss, bevor man alle Funktionen entdeckt hat und beherrscht, ist Evernote sehr zu empfehlen. Der große Vorteil besteht in der Möglichkeit mit anderen über den Work Chat zusammenzuarbeiten. Außerdem besticht die App durch die große Vielfalt an Zusätzen, die man einzelnen Notizen anhängen kann. Die App lässt sich mit iOS und Android Geräten verwenden.

Die nächste Kategorie Apps, die in dieser Blogreihe behandelt wird, kann man unter dem Begriff To-Do-Listen zusammenfassen. Diese Apps dienen dazu Aufgaben zu verwalten, einen an sie zu erinnern und bei der Erledigung eben solcher zu helfen.

Bei Taptodo von DIGI117 LTD kann man einzelne To-Do-Listen erstellen und verwalten.

Am besten lässt sich die App im Querformat bedienen. Die Oberfläche ist sehr ansprechend gestaltet und lädt zur Nutzung ein.

Die fehlende deutsche Übersetzung hindert nicht an einer guten, nutzerfreundlichen Bedienweise. Auf der linken Seite des Bildschirms findet sich eine Aufzählung aller erstellten Listen mit einer kleinen Anzeige, wie viele Aufgaben der jeweiligen Liste erledigt, nicht erledigt sind und insgesamt zugeordnet wurden. Tippt man auf eine der Listen, öffnet sie sich im rechten Bildschirmteil, der ca. 2/3 des kompletten Displays einnimmt. Dort kann man sich die einzelnen To-Do-Punkte in den drei beschriebenen Kategorien anzeigen lassen. Die Ansicht ist wie ein Register aufbereitet. Man kann wählen zwischen Pending (unerledigt), Done (erledigt) und All (alle). In den einzelnen Ansichten kann man sich die Aufgaben entweder alphabetisch oder nach Erledigungsdatum sortieren lassen.

Um den Charakter einer To-Do-Liste aufrechtzuerhalten, hat man die Möglichkeit, erledigte Aufgaben mit einem Häkchen zu markieren. Hierfür wird ein leeres Kästchen eingeblendet.

Tippt man den Bleistift in der oberen rechten Ecke an, gelangt man in die Bearbeitungsfunktion der aktuellen Liste. Einzelne Aufgaben in eine andere Liste zu verschieben, zu löschen oder die Reihenfolge manuell zu ändern (also ohne die Sortierungsfunktion zu nutzen), ist damit kein Problem. Möchte man einen neuen Aufgabenpunkt hinzufügen, tippt man auf das rechts unten angesiedelte +. Ein Pop-up Fenster öffnet sich. Dort kann man einen Titel, das Erledigungsdatum, einen individuellen Alarm und Notizen zu diesem Punkt eintragen. In der Liste angezeigt, wird lediglich der Titel und das Datum der Deadline.

Nutzt man den Bleistift in der oberen linken Ecke, kann man alle Listen verwalten und organisieren. In der kostenfreien Version hat man die Möglichkeit drei Listen zu erstellen. Dies schränkt die Aufgabendifferenzierung, z.B. nach Projekten, ein.

Im Bereich Settings (Einstellungen)kann man die Alarmfunktion verwalten, einen Passwortschutz einrichten und seinen Google Account mit der App synchronisieren. Die Synchronisation dient dazu, seinen Google Kalender mit Taptodo zu verbinden und so Termine in die App zu importieren.

Des Weiteren kann man bei den Settings eine Nachricht an den Support schreiben und ein Hilfemenü aufrufen. Mit Hilfe von Screenshots wird die Funktionsweise der App erklärt. Die Erläuterungen in englischer Sprache sind leicht verständlich.

Diese App bietet nicht nur die Verbindung zum privaten Google Account, man kann auch eine E-Mail mit der aktuellen Liste in Tabellenform verschicken. In der Tabelle ist alles aufgeführt, was man zu den einzelnen Aufgaben eingetragen hat.

Fazit:
Durch die einfache, nutzerfreundliche Aufmachung der App spielt es keine Rolle, dass die Menüführung auf Englisch ist. Mit Taptodo erhält man eine aufgeräumte To-Do-Listen Sammlung, die sich leicht verwalten lässt. Leider gibt es diese App nicht für das Betriebssystem Android. Als Alternativen bieten sich Evernote und Wunderlist an, die in den beiden nachfolgenden Blogbeiträgen vorgestellt werden.

Eine App, die man empfehlen kann, ist Dragon Dictation von Nuance Communications.
Es handelt sich – wie der Name schon impliziert – um eine Spracherkennungssoftware.

Das Prinzip ist leicht erklärt. Man spricht ins Mikrofon des Tablets oder Smartphones und die App wandelt das gesprochene Wort in einen Text um. Laut Hersteller erkennt die App fünf Sprachen. Dabei handelt es sich um Deutsch, Französisch, Englisch (UK und US), Italienisch und Spanisch. Der Test wurde in deutscher, französischer und englischer Sprache durchgeführt.

Die Arbeitsfläche der App ist überschaubar und sehr ansprechend gestaltet. Öffnet man Dragon Dictation, wird man aufgefordert, auf den Bildschirm zu tippen und in das Mikrofon zu diktieren. Um die Aufnahme zu beenden, muss nochmals auf den Bildschirm getippt werden. Der eingesprochene Text erscheint und kann abgeändert bzw. verbessert werden. Dazu kann man eine Tastatur am unteren Ende des Bildschirms hochwischen. Über dem Text wird in einer Leiste ein Button angeboten, mit dem man weitere Aufnahmen tätigen kann um den Text zu ergänzen. In dieser Leiste sind außerdem vier weitere Schaltflächen untergebracht. Mit diesen hat man die Möglichkeit , den kompletten Text oder den letzten diktierten Zusatz zu löschen, ein neues Diktat zu starten, auf erstellte Notizen/Diktate und auf die Optionen der App zuzugreifen. Über das Optionen-Menü kann man den eingesprochenen Text in sozialen Netzwerken teilen, per Email verschicken und kopieren. Das Einstellungsmenü findet man ebenfalls bei den Optionen.

Die Spracherkennungssoftware funktioniert genauso wie sie soll. Der Text sollte nach der Aufnahme jedoch trotzdem auf jeden Fall einmal überarbeitet werden. Die Spracherkennung funktioniert besser, wenn man frei in das Mikrofon spricht, als wenn man einen Text abliest. Es scheint keine Grenze für die Textlänge zu geben. Bei der Texteingabe sollte man darauf achten, dass man deutlich spricht und keine Nebengeräusche vorhanden sind. D dann funktioniert die Übertragung so gut wie einwandfrei.

Eine sehr gute und nutzerorientierte Funktion ist das Tipps-Fenster. Es erscheint, wenn man am unteren Bildschirm rechts auf das kleine i tippt. Dort wird erklärt, was man einsprechen muss um Satz- und Sonderzeichen und Layout-Besonderheiten im Text unterzubringen.

Bevor man Dragon Dictation ernsthaft einsetzt, sollte man die Software ausprobieren. So lernt man „richtig“ zu sprechen um einen fast fehlerfreien Text zu erhalten. Dies erspart Nachbesserungsarbeiten.

Ein Manko, wenn es denn eins ist, sind Zahlen. Diese schreibt die Software in der Regel richtig aus, was aber nicht der üblichen Form entspricht.

Fazit:
Dragon Dictation überzeugt mit einer einfachen Bedienoberfläche und ihrer Funktionsweise. Die App hält, was sie verspricht – sie ist ein Diktiergerät, dass gesprochenen Text fast fehlerfrei verschriftlicht. Übertragungsfehler lassen sich unproblematisch verbessern.
Die kostenfreie App ist funktionstüchtig und kann auf jeden Fall weiterempfohlen werden.
Diese App ist nur für iOS Endgeräte im App-Store zu finden. Eine genauso gute App für Android-Geräte ist Speech to Text Notepad von Heterioun Inc..

Eine App, die beim Test gar nicht überzeugen konnte, ist ScanBizLite HD von ScanBiz Mobile Solutions L.P. .

Die App wurde dafür entwickelt, Visitenkarten einzuscannen, die eingescannten Daten auf den mobilen Endgeräten zu digitalisieren und im Adressbuch zu reproduzieren.

Damit Visitenkarten möglichst fehlerfrei digitalisiert werden können, muss die Gestaltung klar und einfach sein. Der Test hat ergeben, dass nur Visitenkarten mit schwarzer, klarer Schrift auf weißem Hintergrund gut reproduziert werden. Sobald ein Bild, oder verschnörkelter Text verwendet werden, produziert die App unfreiwillig komische Adressbucheinträge.

Die voreingestellte Sprache ist Englisch. Stellt man diese um, erhält man eine Mischung aus Deutsch und Englisch. Dies erschwert die Handhabung deutlich.

Vor der ersten Nutzung wird ein Einführungstutorial zur Verfügung gestellt. Diese Tutorials sind immer eine gute Idee. Auch hier vereinfacht es den Start wunderbar. Scannt man nach der Einführung die erste Visitenkarte ein, fangen die Schwierigkeiten jedoch leider an.

Die Kamera arbeitet spiegelverkehrt in der Vertikalen und in der Horizontalen. Drehen des Bildschirms hilft dabei leider nicht. Man muss darauf achten, die Karte richtig auszurichten, bevor man sie abfotografiert. Denn wenn man die Karte später in der App dreht, verändert sich die Ansicht nicht. Deshalb muss man viel Sorgfalt auf das Einscannen verwenden.

Wurden die Daten erkannt, werden diese in eine Maske überführt. Die Maske ist sehr übersichtlich und enthält alle Punkte, die auf einer Visitenkarte zu finden sein können. Man hat nun Gelegenheit die Daten zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Im ungünstigsten Fall muss die Maske vollständig neu ausgefüllt werden. In diesem Fall konnte der Zweck der App nicht erfüllt werden.

Positiv ist die leichte Bedienbarkeit der App. Bei Bedarf kann man auch bereits ohne die App abfotografierte Visitenkarten in die App einlesen. Auf diese Weise kann man auch Karten zu einem späteren Zeitpunkt in einen Kontakt umwandeln, wenn die App auf einem anderen mobilen Endgerät gespeichert ist. Außerdem umgeht man das „Kameraproblem“, indem man mit der vorinstallierten Kamera-App die Karte abfotografiert und erst dann in die App hochlädt.

Fazit:
Kurz gesagt: die Idee ist gut, aber leider unbefriedigend umgesetzt. ScanBizLite HD ist leider keine App, die man empfehlen kann. Möglicherweise ist die kostenpflichtige Version besser. Ob es sich lohnt 9,99 € für die Hoffnung auszugeben, eine problemfreie App zu erhalten, können wir nicht beurteilen. Die kostenpflichtige Version haben wir angesichts des hohen Preises nicht getestet.