Fachstelle Öffentliche Bibliotheken NRW

Um aufzuzeigen, wie Smartphones und Tablets auch ohne zusätzlich heruntergeladene Apps den Arbeitsalltag erleichtern können, wurde auch die vorinstallierte Software genauer betrachtet. Kalender, Notizblock, Kamera und Aufnahmegerät werden im folgenden Blogbeitrag näher beleuchtet. Da diese Apps schon installiert sind, erübrigt sich eine Empfehlung zur Installation der App als Fazit.

Eine Funktion, die heute zur Standardausstattung jedes Tablets und jedes Smartphones gehört, ist die Kamera. Sie ermöglicht es jederzeit Fotos und Videos zu machen, ohne eine weitere Digital-, Spiegelreflex- oder Einwegkamera mitführen zu müssen. Man wird deshalb häufiger fotografieren, als es sonst üblich war. Je nach Speicherplatz können mehrere hundert wenn nicht gar tausende Fotos archiviert und verwaltet werden. Die Fotos können direkt vom Smartphone oder Tablet weitergeleitet werden, zum Beispiel als Email-Anhang, per MMS oder einem Kurznachrichtendienst. Die Fotos können aber auch sofort in sozialen Netzwerken verbreitet werden, ohne dass man einen Computer benötigt.

Inzwischen ist die Fotoqualität vergleichbar mit der von Digitalkameras. Im Betriebsalltag bedeutet dies, dass man bei Veranstaltungen selber Pressefotos schießen kann und nicht mehr unbedingt auf einen Pressefotografen angewiesen ist. Man hat die Möglichkeit Impressionen einzufangen, die man an arbeitsplatzfernen Orten sammelt und diese bei Bedarf direkt an die Kollegen weiterzugeben. Dies ist besonders interessant für Bibliotheken, die für ihren Social Media-Kanal immer auf der Suche nach neuen Fotos sind. Recherchiert man am Regal oder im Magazin, erübrigen sich Notizen, da man das entsprechende Medium einfach fotografieren kann. Auch Schäden an Medien oder Inventar können sofort dokumentiert werden. Die Kamera wird schnell im Bereich der Veranstaltungs-, Presse- und Social Media-Arbeit zu einem unverzichtbaren Begleiter. Auch als Gedächtnisstütze erobert sie ihren Platz im Arbeitsalltag.

Auch ein Aufnahmegerät ist in jedem Smartphone/Tablet zu finden, manchmal auch unter einem Synonym (z.B. „Diktiergerät“). Die Bedienung ist in der Regel einfach, so dass man sich schnell mit dieser Funktion vertraut machen kann. Die aufgenommen Dateien werden automatisch gespeichert und lassen sich zu jedem späteren Zeitpunkt verschicken, hochladen und natürlich auch löschen. Eine nützliche Funktion ist das Schneidetool. Damit kann man einzelne Aufnahmen auf die benötigte Länge kürzen, oder einzelne Passagen herausschneiden. Die Originalaufnahme bleibt natürlich erhalten. Das Aufnahmegerät kann bei kurzen Besprechungen anstelle eines klassischen schriftlichen Protokolls genutzt werden. Es eignet sich auch sehr gut, um eigene

Memos zu erstellen, die den bereits beschriebenen To-Do-Listen angehängt werden können.

Passend zum Thema Notizen haben die Smartphone-/Tablethersteller eine weitere App programmiert: den digitalen Notizblock. Dieser dient als Ideen- und Terminspeicher oder als digitaler Notizblock. Die Notizen lassen sich durch Tastendruck abspeichern und immer wieder aufrufen. Auch hier erübrigt sich die Mitnahme weiterer Materialien wie Schreibblock und Kugelschreiber.

Wenn man sich unsicher ist, ob man einen zusätzlichen Kalender auf dem Smartphone / Tablet benötigt, empfiehlt es sich, den vorinstallierten auszuprobieren. Dieser bietet verschiedene Ansichtsmöglichkeiten an. So ist es möglich sich einen Jahres-, Monats- oder Wochenplan abbilden zu lassen. Die Kalender der neusten Softwaregenerationen bergen die Option Aufgaben, Ereignisse und Erinnerungen einzuspeichern. Auch lassen sich alle Kalender mit den Kontakten verknüpfen, sodass z.B. Geburtstage automatisch abgespeichert werden (vorausgesetzt, man hat diese in den Kontaktdaten abgespeichert). Auch der Kalender bietet die Möglichkeit, zu bestimmten Ereignissen Bilder, Notizen und Aufgaben hinzuzufügen. Die Kalender sind im Normalfall einfach und benutzerfreundlich aufgebaut und , lassen sich deshalb leicht bedienen. Es bleibt die Entscheidung, ob man noch einen Papierkalender führen möchte und wie viele elektronische Kalender man führen möchte, wenn sich diese nicht mit dem Dienstrechner synchronisieren lassen.

Insgesamt kann man feststellen, dass sich Programmierer besonders viele Gedanken darüber gemacht haben, wie man die vielen kleinen Aufgaben nicht vergisst und die Notizen, Fotos usw. später weiter verwenden kann. Hier gilt es, sich sein eigenes Arbeitskonzept zu erstellen.

Die letzte App, die in der Kategorie „Arbeitsorganisation“ vorgestellt wird, ist Wunderlist von 6Wunderkinder. Auch hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung von Aufgaben in Form einer To-Do-Liste.

Ein Vorteil von Wunderlist ist sicherlich, dass man die App am Computer weiter nutzen und fortführen kann, da die Entwickler auch eine Website passend zur App eingerichtet haben.

Um Wunderlist nutzen zu können, muss ein kostenloser Account erstellt werden. Dieser ist notwendig, um von verschiedenen Endgeräten oder vom PC auf seine Aufgabenlisten zugreifen zu können.

Beim Start der Anwendung werden Beispiellisten (Einkaufsliste, Filme, Arbeit, etc…) als Startlisten angeboten. Wählt man diese aus, wird man auf den Standardstartbildschirm der App weitergeleitet, auf dem sich links alle Listen befinden, die man angelegt hat- Auf der rechten Seite erscheint ein Textfeld, in dem man neue Aufgaben erstellen kann. Im unteren rechten Bereich befindet sich eine Menüleiste, mit der man Aufgaben teilen, veröffentlichen und sortieren kann.

Um neue Aufgaben einer Liste hinzuzufügen, muss man nur die benötigte Liste antippen und kann dann die neue Aufgabe erstellen. Die Aufgabe wird automatisch der Liste hinzugefügt. Hinter jeder Aufgabe befindet sich ein Kästchen. Hier kann man die Aufgabe als „erledigt“ kennzeichnen. Klickt man das Kästchen an, wird die Aufgabe aus der Liste entfernt und in den verborgenen Bereich „erledigte Einträge“ versetzt. Der Hinweis auf diesen Bereich wird erst sichtbar, wenn die erste Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wurde. Klickt man den Hinweis „erledigte Einträge“ an, werden alle erledigten Aufgaben angezeigt. Dies Funktion ist – insbesondere bei Listen, auf die verschiedene Personen Zugriff haben – sehr nützlich. So kann man bei größeren Arbeitsprozessen nachvollziehen, welche Tätigkeiten bereits erledigt wurden. Entfernt man das Häkchen übrigens wieder, so wird die Aufgabe erneut in den Bereich der zu erledigenden Aufgaben zurück versetzt. Auch diese Funktionsweise ist sehr nützlich.

Die von der Software vorgeschlagenen Listen kann man löschen und / oder um individuelle Listen ergänzen. Beim Eröffnen einer neuen Liste können weitere Personen zur Beobachtung und Mitbearbeitung hinzugefügt werden. Dies bietet wie bei Evernote die Möglichkeit mit anderen Personen Aufgaben arbeitsteilig zu verfolgen.

Die Arbeitsoberfläche ist durch ihre klare Strukturierung sehr ansprechend gestaltet und selbsterklärend. So wird dem Nutzer von Anfang an die Hemmung genommen mit dieser App zu arbeiten. Zumal die erste Aufforderung der Software ist, eine neue Aufgabe zu erstellen.

Eine Suchfunktion befindet sich am linken oberen Rand. Dort ist auch der Button untergebracht, der anzeigt, ob es Diskussionen zu einzelnen Listen gibt.

Ebenfalls oben links findet sich ein Icon des eigenen Profils. Tippt man dieses an, gelangt man in das Optionen-Fenster. Dort kann man das Profil wechseln, einstellen welche Listen einem links dauerhaft angezeigt werden, den Hintergrund ändern (sollte einem der von Haus aus eingestellte Berliner Fernsehturm nicht gefallen), den In-App-Ton ein- bzw. ausstellen, über diverse Wege um Hilfe bitten (Forum-Link, Kontaktformular, Link zum Emailprogramm) und alle Profildaten verwalten. Bei Bedarf kann mein sein Konto mit einem vorhandenen Google- bzw. Facebook-Account verbinden. Das erlaubt Wunderlist sich mit dem jeweiligen Account und dessen Ereignissen zu synchronisieren. In Bezug auf Kalenderereignissen oder Terminen kann dies sehr hilfreich sein, ist aber um die App einwandfrei nutzen zu können, nicht notwendig.

Fazit:
Von den drei getesteten Aufgabenverwaltungsapps hat Wunderlist am meisten beeindruckt. Durch die klare Strukturierung und Bedienfreundlichkeit punktet diese App. Hinzu kommt, dass es sich bei den Entwicklern um ein deutsches Team handelt und deshalb auch der Support deutschsprachig ist. Wunderlist ist für Android und iOS verfügbar.