RFID (Radio Frequency Identification) revolutioniert den Bibliotheksalltag: Doch wie funktioniert die Technologie genau? Welche Vorteile bietet sie für Bibliotheken und Nutzende? Und welche Herausforderungen sind zu beachten? In unserem Blogbeitrag geben wir einen Überblick zum Thema RFID, räumen mit Missverständnissen auf und beleuchten die Vorteile sowie Herausforderungen einer RFID-Einführung.
Was ist RFID?
RFID steht für „Radio Frequency Identification“, eine Technologie, die es ermöglicht, Daten drahtlos zu übertragen. In Bibliotheken werden spezielle RFID-Tags in den Medien integriert. Diese Tags enthalten Informationen wie Titel, Autor und Ausleihstatus.
Wie funktioniert die RFID-Verbuchung?
In Bibliotheken erfolgt die Nutzung von RFID über Selbstverbuchungsterminals. Diese Terminals erlauben es den Nutzerinnen und Nutzern, ihre Medien eigenständig auszuleihen oder zurückzugeben. Ein RFID-Lesegerät erkennt die Tags auf den Medien und synchronisiert die Daten automatisch mit dem Bibliothekssystem. Im Gegensatz zu herkömmlichen Barcodes benötigt RFID keine direkte Sichtverbindung zum Lesegerät. Dadurch ist eine Verbuchung im Stapel möglich. Das macht die Ausleihe und Rückgabe effizienter und benutzerfreundlicher. Ergänzend dazu werden Diebstahlsicherungen integriert, die nur deaktiviert werden, wenn ein Medium ordnungsgemäß ausgeliehen wurde.
Auf RFID-Etiketten und -Ausweisen werden keine Daten gespeichert, die Rückschlüsse auf das Mediennutzungsverhalten zulassen. Medienausleihen nachzuverfolgen, Nutzerprofile anzulegen oder ähnliche Datenerhebungen sind gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verboten.
Woraus besteht eine RFID-Ausstattung?
Grundsätzlich besteht eine RFID-Ausstattung aus den folgenden Elementen:
- Tags: Die Sticker, die auf jedem Medium angebracht sind.
- Selbstverbucher: Geräte zur Ausleihe und Rückgabe von Medien.
- Antennen an den Arbeitsplätzen: Diese ermöglichen es dem Personal, die Medien auszulesen. Sie sind auch notwendig, um neue Medien einzupflegen. Die Antennen werden meist als Platten unter dem Schreibtisch installiert. Nicht jeder Arbeitsplatz muss RFID-fähig sein. Mindestens ein Platz pro Etage sollte damit ausgestattet sein. Zudem sollten ein oder zwei Büroplätze RFID-Antennen haben, um Medien einzuarbeiten. Es gibt auch mobile Varianten.
- Schnittstellen zur Bibliothekssoftware: Diese werden vom Anbieter der Bibliothekssoftware bereitgestellt, nicht vom RFID-Anbieter.
Optionale Elemente:
- Gate (Sicherung am Ausgang): Ein Gate ist nicht zwingend erforderlich, jedoch üblich. Es dient der Diebstahlsicherung und/oder der Verbuchungserinnerung. Darüber hinaus fungieren die Gates als Besucherzähler, was für die Bibliothek wichtig ist. Der Erfolg einer Bibliothek wird heute nicht mehr nur an den Ausleihzahlen gemessen, sondern auch an den Besuchszahlen.
- Intelligente Rückgaberegale: RFID-fähige Regale, an denen ein Bildschirm angebracht ist. Die Medien werden ins Regalfach gelegt und automatisch zurück gebucht, ohne dass eine Authentifizierung über den Bibliotheksausweis erforderlich ist.
- Außenrückgabe: Falls die räumlichen Gegebenheiten es zulassen, kann auch eine Außenrückgabe installiert werden, um eine rund-um-die-Uhr-Rückgabe der Medien zu ermöglichen. Man unterscheidet die Größen nach der Anzahl der Sortierwege: Führt das Förderband in zwei, drei, vier oder mehr Sammelbehälter (Bins)? Hier wird eine Vorsortierung nach Sachgruppen und Etagen vorgenommen.
- Rückgabebox: Wenn eine Außenrückgabe nicht erforderlich oder möglich ist, sollte mindestens eine nicht-technische Möglichkeit zur flexiblen Medienrückgabe angeboten werden. Die Umstellung auf RFID dient der Verbesserung des Bibliotheksservice, und kundenfreundliche Rückgabemöglichkeiten gehören dazu.
- Kassenautomat/ EC-Modul: Ein Automat, an dem die Nutzenden mit ihrer Karte ihr Bibliothekskonto einsehen und Ausstände in bar oder mit Karte begleichen können. Alternativ kann auch ein EC-Modul am Selbstverbuchungsgerät installiert werden. Dies ist deutlich günstiger ist, bedeutet aber auch den Verzicht auf Bargeld.
Bedarfsermittlung für Verbuchungsgeräte: So geht’s
Die Anzahl der benötigten RFID-Verbuchungsgeräte richtet sich nach den Ausleihen pro Stunde. In unserer Beratungspraxis hat sich folgende Vorgehensweise als praktisch erwiesen: Zuerst ermittelt man die physischen Entleihungen des letzten Jahres. Dann teilt man diese durch die Anzahl der Jahresöffnungsstunden. Auf diese Weise erhält man die Zahl der Ausleihen pro Stunde.
Ein Ausleihvorgang dauert in der Regel etwa eine Minute, da Nutzer oft auch ihr Konto einsehen möchten. Bei 60 Entleihungen pro Stunde würde ein Verbuchungsgerät ausreichen, um den Bedarf zu decken. Da jedoch davon auszugehen ist, dass im Durchschnitt zwei Medien gleichzeitig ausgeliehen werden, kann die Zahl der Ausleihen pro Stunde auf 120 erhöht werden. Wenn das Gerät auch für die Rückgabe genutzt werden soll, bleibt es bei 60 Ausleihen pro Stunde.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Anzahl und der Schnitt der Etagen. Es kann sinnvoll sein, auf jeder Etage die Möglichkeit zur Verbuchung anzubieten. Ebenso ist es üblich, ausleihstarke Bereiche wie den Kinderbereich mit einem eigenen RFID-Verbuchungsgerät auszustatten. Dadurch wird die Situation im Eingangsbereich entlastet. Hier kommt es auf Ihre individuelle Situation an, zu der wir Sie gerne beraten.
Vorteile der RFID-Verbuchung
Für die Bibliothek
- Effizienzsteigerung und Entlastung
- Routinetätigkeiten werden reduziert, wodurch eintönige Aufgaben entfallen.
- Mehrere Medien können gleichzeitig im Stapel verarbeitet werden.
- Bestandspflege wird schneller und einfacher.
- Optimierung der Personalressourcen
- Personal kann entsprechend der jeweiligen Qualifikation zielgerichteter eingesetzt werden, z.B. in der Veranstaltungsarbeit oder Kundenkommunikation
- Reduzierung der Personalstärke pro Schicht kann die Erweiterung von Öffnungszeiten ermöglichen
- Verbesserung der Sicherheit und des Images
- Die Medien sind besser gesichert
- Imagegewinn durch eine zeitgemäße technisches Ausstattung
Für die Kundschaft
- Flexibilität und Eigenständigkeit
- Ausleihe und Rückgabe im Stapel ermöglichen eine schnellere Abwicklung.
- Selbstbedienung bietet größere Flexibilität bei der Nutzung der Bibliothek.
- Kunden können ihr Konto eigenständig verwalten und behalten die Übersicht.
- Diskretion und Niederschwelligkeit
- Nutzer können ihre Anliegen diskret und ohne Hemmschwellen erledigen.
Herausforderungen
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen:
- Kosten: Die Umstellung auf RFID erfordert eine erhebliche Anfangsinvestition in Hardware, Software und Schulungen.
- Technische Barrieren: Einige Nutzerinnen und Nutzer, z.B. ältere Menschen, könnten anfänglich Schwierigkeiten mit der Bedienung haben.
Kann die Umstellung auf RFID Personal einsparen?
Grundsätzlich nein. In großen Bibliotheken gab es früher mehrere dauerhaft besetzte Verbuchungsplätze. Dort wurde das Personal von Routinetätigkeiten entlastet. Nun arbeitet es in anderen, arbeitsintensiven Bereichen, die bisher oft unterbesetzt waren. Zum Beispiel für die Planung von Veranstaltungen, Kooperationsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, Beratung oder in der Lese-, Informations- sowie Medienkompetenzförderung.
Einige Bibliotheken befürchten, dass der persönliche Kontakt zur Kundschaft durch die RFID-Selbstverbuchung abnehmen könnte. Die Erfahrung zeigt jedoch das Gegenteil: Da mehr Zeit für die Unterstützung bei Rechercheanfragen bleibt, steigt die Zufriedenheit langfristig. Die Bibliothek kann ihrem Anspruch als serviceorientierte Einrichtung besser gerecht werden
Migration zu RFID
Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Softwareanbieter, bevor Sie sich RFID-Installationen in anderen Bibliotheken anschauen. Nicht jede Bibliothekssoftware unterstützt alle technischen Lösungen. Wenn Sie die Möglichkeiten Ihrer Software kennen, sparen Sie sich aufwendige Recherchen.
Nützliche Links
RFID-Beratung der Fachstelle
Wenn Sie eine RFID-Umstellung in Betracht ziehen, kontaktieren Sie Ihre regionale Beraterin in der Fachstelle. Wir unterstützen Sie gerne beim Fördermittelantrag und geben vor Ort individuelle Tipps. Dabei achten wir auch auf die Anforderungen an die Räumlichkeiten. Vorab empfehlen wir Ihnen unser Fragen- und-Antwort-Dokument.
