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Bibliotheksmanagement

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Erfolgsstory Roter Faden – Bibliotheken sind (wieder) Thema!

Freudiges Stimmengewirr liegt in der Luft. Die hohen Außentemperaturen tun der Wiedersehensfreude keinen Abbruch. Aufeinander treffen zehn Bibliotheksleitungen, die in den ersten zwei Durchgängen an der Fortbildung „Den roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“ unter Federführung von Sonja Bluhm und der fachlichen Begleitung der Fachstelle teilnahmen. Es fühlt sich ein bisschen wie ein Klassentreffen an; ein Treffen mit dem Ziel einen Blick zurück zu werfen.

Was bewirkte das Bibliothekskonzept nach ein bis zwei Jahren in den Bibliotheken vor Ort? Wissend der Tatsache, dass konzeptionelle Arbeit anspruchsvoll und zeitaufwendig ist, stellt sich die Frage: Lohnt sich die Mühe?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage kann und wird es nicht geben. Im Folgenden sind drei Facetten beleuchtet, auf die sich ein Konzept konkret auswirkt.

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Fachlich

In einem Punkt sind sich die meisten Anwesenden einig. Ein Konzept führte zu einer Professionalisierung. Nicht nur in der eigenen Arbeit, sondern auch in der Wahrnehmung von außen. Die Akzeptanz der Bibliothek ist Mancherorts „so hoch wie nie“. Andernorts ist der fachliche Inhalt der Konzeption so überzeugend, dass die Verwaltung die Bibliothek als Best-Practice Beispiel für andere Kultureinrichtungen heranzieht.

Auch der Eindruck in der Politik ändert sich. Auf Grundlage der Konzeption fordern Fraktionen eine zukunftsweisende Weiterentwicklung der Bibliothek.

Neue Bildungspartnerschaften und Veranstaltungsangebote entstehen, interne Abläufe neu gedacht. Dies führt dazu, dass die Bevölkerung ebenfalls auf die Veränderungen reagiert. Besucherzahlen und Ausleihzahlen steigen. Die Angebote der Bibliothek entwickeln sich so gut, dass die Nachfrage mit den vorhandenen Ressourcen nicht zu decken ist. Hier kann nun klar kommuniziert werden, was leistbar ist und wo das Angebot zwangsläufig Grenzen finden muss. „Es ist hilfreich, wenn die Kunden den Bedarf direkt an die Verwaltung herantragen“. So bleibt die Bibliothek in Bezug auf die notwendige Ausstattung präsent.

Die Entwicklungen von Kommune zu Kommune sind unterschiedlich. Aber eins ist geschafft – die Bibliothek ist (wieder) Thema!

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Persönlich

Nicht nur fachlich lassen sich Veränderungen feststellen. Vielmehr führt der Weg der Konzepterstellung auch zu persönlichen Erkenntnissen. Wie weit diese um sich greifen ist ebenfalls unterschiedlich. Sie reichen von der Frage „Bin ich hier eigentlich noch richtig?“ bis hin zu neuem Mut und offensivem Auftreten.

Die Frage „Bin ich hier eigentlich noch richtig?“ soll nicht als Platzhalter für eine Sinnkrise stehen. Sie bildet vielmehr die Realität in Klein- und Mittelstadt Bibliotheken ab. Denn meistens stellt sich beim Blick auf die Analysen heraus, dass das IST dem SOLL weit hinterherhinkt. In der Regel liegt dies nicht am mangelnden Engagement der Bibliotheksleitungen, sondern an der zögerlichen Investitionsbereitschaft von Kommunen für Ihre Bibliotheken. Unter der Gesamtschau der Rahmenbedingungen ist die aufgeworfene Frage mitunter also zu recht zu stellen.

Auf der anderen Seite liefert ein Konzept die nötige Sicherheit, um souverän aufzutreten. Das Vorbringen von schwierigen Themen fällt leichter, wenn fachlich fundierte Tatsachen im Hintergrund stehen. Dies erleichtert eine klare Position zu einem Thema, dass auch im Diskurs vertretbar ist.

„NEIN sagen“ spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle. Fast alle Anwesenden sind sich darüber einig, dass das „NEIN sagen“ ein schwieriger Lernprozess ist, den die Konzepterstellung klar begünstigt. Zu wissen, dass es mit den vorhandenen Ressourcen nicht möglich ist „Alles für Alle“ anzubieten wirkt entlastend. Das Wissen darüber, was möglich ist gibt Sicherheit.

Das oftmals vorhandene Bauchgefühl wird durch Zahlen und Fakten untermauert, die nicht ohne Weiteres wegzuwischen sind. Das führt dazu, Entscheidungsträger von der Sache zu überzeugen.

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Finanziell

Überzeugte Entscheidungsträger finden sich in so mancher „Roter Faden- Kommune“.

In der Konsequenz wirkt sich das auf die finanzielle Lage der Bibliothek aus. Durchsetzen von Stellenentfristungen, Realisierung von Nachbesetzungen und Höhergruppierungen sowie Einrichtung von neuen Stellen sind Ergebnisse daraus.

Auch angepasste Etas sind die Folge. Manche einmalig, andere dauerhaft. So hat eine Mittelstadt ihren Medienetat von 20.000€ auf 60.000€ verdreifacht! An anderer Stelle gibt es erstmalig einen eigenen Etat für Veranstaltungen. Anderswo wirbt die Konzeption großzügige Spenden für die Neumöblierung ein.

Die Mittel zur RFID-Einführung und Umsetzung von Neumöblierungskonzepten stehen anstandslos bereit. Es gibt sogar erste konkrete Ideen bei Neubaufragen und Standortwechseln.

Ohne Frage ist der gangbare Weg der Konzepterstellung nicht ohne Fleiß, Mühe und Anstrengung zu gehen.

Der Eingangsfrage „Lohnt sich die Mühe?“ steht am Ende jedoch ein klares und strahlendes JA der Anwesenden gegenüber!

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Nachts um halb drei – oder vom Nutzen von Bibliotheken für Kommunen

Und weiter geht es mit unserer Blogreihe, in denen wir Denkansätze und Methoden aus unserer Fortbildung „Den roten Faden finden- wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“ mit Ihnen teilen möchten.

In diesem Beitrag geht es nicht – wie die Überschrift vielleicht vermuten lässt – um das Thema Open Library. Vielmehr kennen Sie vielleicht alle noch die Redewendung „Wenn ich dich Nachts um halb drei wecke, dann müsstest du…“ …z.B. die Vokabel kennen, die Matheaufgabe rückwärts lösen können, die Zuflüsse zur Donau kennen usw.

Ob einem diese Vorstellung behagt oder nicht, irgendwann stellt sich heraus, dass durch harte Arbeit erlangtes Wissen zu einer gewissen Sattelfestigkeit führt.

Und genau diese Sattelfestigkeit braucht es auch in einem Strategieprozess. Denn angenommen wir würden Bibliotheksmitarbeiter*innen nachts um halb drei wecken und die Frage stellen: „Welchen Nutzen hat deine Bibliothek für die Kommune?“ Welche Antworten würden wir wohl bekommen?

 

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CC BY-ND 3.0 DE by Fachstelle für Öffentliche Bibliotheken NRW

 

Auf dem Foto können Sie sehen, welche Antworten die Teilnehmer*innen unserer Fortbildung in einem kurzen Brainstorming,  auf diese Frage gegeben haben. Diese Aufzählung erhebt in keiner Weise Anspruch auf Vollständigkeit. Fühlen Sie sich also frei diese zu ergänzen 🙂 :

Bibliotheken sind:

  • Bausteine in der kommunalen Bildungslandschaft
  • Partner in Medienkompetenzvermittlung
  • Teil des kulturellen Lebens
  • Frequenzbringer
  • Weiche Standortfaktoren
  • Projekt- u. Kooperationspartner für kommunale Aktionen
  • Nicht kommerzielle Aufenthaltsorte
  • Ein Ort als sozialer Treffpunkt und gegen Vereinsamung
  • Niedrigschwellig und offen für alle

Bibliotheken leisten einen Beitrag zu/r:

  • Überwindung der digitalen Spaltung
  • Freiem und unkommerziellem Zugang zu Medien & Informationen

 

In unserer Beratungspraxis stellen wir immer wieder fest, dass auf diese Frage häufig erst einmal ein Innehalten und Überlegen folgt. Die Gedanken wollen sortiert und in Reihenfolge gebracht werden. Wir glauben fest daran, dass Bibliotheksmitarbeiter*innen sehr genau wissen, was ihre Arbeit in der jeweiligen Kommune bewirkt. Das in der bisherigen Berufstätigkeit erlernte Wissen wird hier nicht nur vorgehalten und abgerufen, sondern auch mit Herzblut gelebt. Die präzise Formulierung jedoch fällt schwer.

Dabei ist unsere Eingangsfrage weder neu noch ungewöhnlich.

Es geht darum, die vielen hervorragenden Angebote und Dienstleistungen von Öffentlichen Bibliotheken in einen Kontext zu setzen. Einen Rahmen zu schaffen, in dem sich die alltäglichen Bibliotheksarbeiten abbilden und Zusammenhänge erkennen lassen. Ein Bibliothekskonzept kann dabei helfen die Gedanken zu strukturieren und Argumentationssicherheit zu erlangen.

Eine Bibliothek zeigt nicht nur „WAS“ sie tut, sondern auch „WARUM“ sie es tut.

Hierzu ein Beispiel:

Bibliotheksauftrag Die Bibliothek steht allen Bürgerinnen und Bürgern offen

 

Handlungsfeld 1 Die Bibliothek als „Dritter Ort“ und Treffpunkt
Strategisches Ziel Steigerung der Aufenthaltsqualität
Operatives Ziel Innerhalb von 12 Monaten sind alle Arbeitsplätze zu 80% ausgelastet

 

Maßnahme Verbesserung der Arbeitsplatzausstattung mitentsprechender Technik und Infrastruktur wie z.B.: Tablets, Kopfhörer, Stromversorgung, WLAN

 

 

An dieser Stelle schließt sich der Kreis zu unserer Fortbildung „Den Roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“. Diese Fortbildung ist eine Möglichkeit durch die Analysen, die Festlegung von Handlungsfeldern, Zielgruppen, Zielen und Maßnahmen Antworten auf die Eingangsfrage zu geben. Die Teilnehmer*innen erarbeiten mit ihrem Konzept den oben benannten Rahmen. Diesen gilt es im Anschluss auch entsprechend zu kommunizieren. Und das bei Bedarf auch nachts um halb drei. 🙂

 

Weitere Artikel die in dieser Blogreihe bisher erschienen sind:

  1. „Von Visionen und der Schere im Kopf“
  2. „Ansätze für Strategische Planungen in Bibliotheken finden“
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Fazit aus 9 Monaten Fortbildung „den roten Faden finden“

Was nehmen wir als Fachstelle nun aus dieser Fortbildung mit, die in diesem Rahmen auch für uns Neuland bedeutet hat?
Konzeptionelles Arbeiten benötigt einen langen Atem,  Geduld und viel Zeit 🙂 . In Anbetracht der knappen Ressourcen der Bibliotheken – gerade im ländlichen Raum- ist sie jedoch unerlässlich, um eine fundierte Argumentationsgrundlage nach außen und  innen sicherzustellen. Nur wenn ich weiß, wofür meine Bibliothek steht und was ich mit ihr erreichen möchte, kann ich die Einrichtung glaubhaft vertreten. Dies wird, in Zeiten von Sparmaßnahmen und anstehenden bzw. laufenden Verrentungsprozessen, immer wichtiger. Daher sind wir davon überzeugt, dass sich der lange Atem auszahlen wird. 🙂 Kurzfristiger ist der Gewinn, dass durch die Arbeit am Konzept, sich für den Leiter bzw. die Leiterin viele Dinge konkretisieren und deutlich hervortreten.  Der „rote Faden der Bibliotheksarbeit“ entsteht durch den Prozess im Kopf und stützt das Bauchgefühl. Dieses ist immer noch wichtig, wird aber nun unterstützt und untermauert.

Auch wir als Fachstelle lernen unglaublich viel von diesen Fortbildungsprozessen. Sowohl inhaltlich als auch organisatorisch. So war der Ablauf sicher nicht immer ganz stimmig und an der einen oder anderen Stelle die Zeit etwas knapp. So wie bei all unseren Angeboten haben wir auch bei dieser Fortbildung um Evaluation und Feedback gebeten, welches wir sehr ernst nehmen und in die nächste, bereits angekündigte Fortbildung, mit einfließen lassen.

Insgesamt sind in der geschlossenen Facebook Gruppe  bis heute 76 Beiträge mit 368 Kommentaren und Antworten entstanden und unzählige Telefonate geführt und E-Mails verschickt worden. Wir haben 30 verschiedene Konzeptentwürfe gelesen und 30 Mal unsere Anmerkungen für die Kommentierung durch Frau Bluhm verfasst. Bis März 2017 haben wir auf unserer Facebookseite in 16 Beiträgen über die Fortbildung berichtet. Hinzu kommt die inhaltliche Organisation und Betreuung der Fortbildung.

Kurzum: Auch wenn wir selber kein Bibliothekskonzept geschrieben haben, so haben wir doch ordentlich für und mit Euch geackert. 🙂

Und genau das tun wir in der nächsten Auflage der Fortbildung „Den Roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“ auch mit Freude erneut!

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Überblick und Konsequenzen – oder: der mühsame Kampf um den roten Faden

Um das „rote Wollknäul“ Stück für Stück weiter zu entwirren und den „roten Faden“ fest vor Augen, widmeten wir uns nun der  Definition der Hauptzielgruppen. Diese lassen sich aus den zuvor gewonnenen Erkenntnissen der Basisdaten und der Umfeldanalyse herleiten.  So werden Erkenntnisse aus den Basisdaten mit Zahlen aus dem kommunalen Umfeld abgeglichen. Als Beispiel lässt sich hier z.B.: der Abgleich der Altersstruktur der Bibliotheksnutzer mit dem Altersquerschnitt der Bevölkerung der Kommune benennen.  Das Wissen des jeweiligen Bibliotheksleiters ergänzt das Ergebnis und wird oftmals von den Zahlen unterstützt.

Strategische und operative Ziele

Auch das Formulieren von strategischen und operativen Zielen wurde von allen fleißig geübt, ehe es dann daran ging den Zielen konkrete Maßnahmen zuzuordnen. Strategische und operative Ziele voneinander zu unterscheiden mag im ersten Moment etwas kleinteilig erscheinen. Allerdings wird der Mehrwehrt deutlich, indem strategische Ziele durch operative Ziele konkretisiert und somit messbar werden. Nur wenn Ziele messbar formuliert sind, können diese im Nachgang auf ihren Erfolg hin überprüft werden.  Hierzu ein Beispiel:

Strategisches Ziel: Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Operatives Ziel:  Mind. 60% der befragten Nutzer geben „zufrieden“ oder „sehr

zufrieden“ bei der Kundenbefragung an

Um die Kernaussagen von operativen Zielen im Blick zu halten, hilft die Anwendung der SMART-Methode. Diese besagt, dass operative Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert formuliert werden sollen.

So arbeiteten unsere Teilnehmer/innen bei herrlichem Sonnenschein im 3.Workshop in Kleingruppen an den Formulierungen der Ziele am eigenen Konzept.

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Workshop 3 der Fortbildung „den roten Faden finden“ ; CC BY-ND 3.0 DE

Der Weg in die Öffentlichkeit

Ganz praktische Tipps gab es für die letzte Arbeitsphase noch zu den Themen „Layout“ und „Weg in die Öffentlichkeit“. Denn das Bibliothekskonzept soll nicht nur intern Klarheit über die zukünftigen Aufgaben schaffen. Ebenso kommt es darauf an, die Kernaussagen des Konzeptes dem Bibliotheksträger zur vermitteln und in die Kommune zu tragen. Hierbei hilf es, Themen zu visualisieren und grafisch gekonnt aufzuarbeiten.

Mit allen relevanten Informationen im Gepäck konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach dem dritten Workshop also den letzten „Feinschliff“ an ihren Konzepten vornehmen und sich auf die Präsentation des fertigen Konzeptes vorbereiten.

Welche Schlüsse und Erfahrungen wir aus den letzten neun Monaten gewonnen haben könnt Ihr in unserem nächsten Blogartikel nachlesen.

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Warum eine Bibliotheksstrategie und wie fange ich an?

Warum ein Bibliothekskonzept?

Anfänglich haben wir uns ausführlich mit der Frage beschäftigt, wofür Bibliotheken – gerade im ländlichen Raum – ein Bibliothekskonzept benötigen. Für uns als Fachstelle für Öffentliche Bibliotheken NRW ist klar: Wenn Kunden und Umfeld nicht im ausreichendem Maß bekannt sind, können die oftmals knappen Ressourcen  nicht zielgerichtet eingesetzt werden. In dem Bedürfnis, alle Zielgruppen gleichermaßen anzusprechen geht mit unter das Profil und somit auch ein Stückweit das Selbstverständnis der Bibliotheken verloren.  Besonders für die Bibliotheksleitung ist es wichtig das Selbstverständnis der Bibliothek, also z.B. wie Kunden angesprochen werden oder welche Services erwartet werden können, immer wieder  innerhalb des Teams und nach außen zu kommunizieren.

Ein Bibliothekskonzept mit klar abgesteckten Handlungsfeldern und klar definierten Zielgruppen wirkt diesem Profilverlust entgegen und stärkt die Bibliothek in ihrer Positionierung innerhalb der Kommune. Zudem helfen strategische  Grundsatzentscheidungen bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgaben.

Die Fortbildung

Uns ist bekannt, dass besonders in kleinen Bibliotheken im ländlichen Raum die vorhandenen Ressourcen oftmals so knapp sind, dass die Zeit für strategische Bibliotheksarbeit gering bzw. gar nicht vorhanden ist. Daher fassten wir den Entschluss, die Fortbildung „Den Roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“  in Zusammenarbeit mit dem ZBIW der TH Köln als unterstützende Maßnahme genau für diese Zielgruppe anzubieten.

So waren bis zum November 2016 10 Bibliotheken mit bis zu 5 VZÄ (Vollzeitäquivalent)gefunden, die mit 1-2 Personen an der Fortbildung mit insgesamt 3 gemeinsamen Workshops  teilnahmen. An den Workshop-Tagen bekamen die Teilnehmer/innen den fachlichen Input, um im Anschluss zwischen den Workshop-Tagen selbstständig ihr eigenes Bibliothekskonzept zu entwickeln und verschriftlichen.

Zu jedem Abschnitt der Konzeption gaben Frau Bluhm und wir Hilfestellung, Rückmeldung und Tipps in Form von schriftlichen Kommentaren. Während der gesamten Fortbildungslaufzeit stand den Teilnehmerinnen und Teilnehmern eine geschlossene Facebook Gruppe zum Austausch untereinander (und mit uns) zur Verfügung, die durch uns und Frau Bluhm inhaltlich betreut wurde.

Wie fange ich an?

Zeitressourcen zu schaffen um strategische Überlegungen in einem Bibliothekskonzept zu verschriftlichen sind Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Konzepterstellung.  Daher empfiehlt es sich vorab gemeinsam mit dem Träger zu überlegen, wie diese Zeitressourcen geschaffen werden können.

Am Anfang der Konzeptarbeit stehen dann die Fragen „Wo stehen wir jetzt?“ und „Was ist uns bisher besonders gut gelungen“. Der Blick auf die eigenen Stärken gibt Selbstvertrauen und Aufschluss für die anschließende Visionsarbeit. Zusätzlich zu den verschiedenen Bibliotheksvisionen der teilnehmenden Bibliotheken haben wir als Fachstelle ebenfalls eine allgemeine Bibliotheksvision entwickelt. Diese könnt Ihr auch hier auf unserem Blog finden.

Die Teilnehmer/innen haben in unserem ersten Workshop ihre Bibliotheksvisionen mit viel Engagement, Freude und Buntstiften zu Papier gebracht. Im Anschluss wurden die kreativen  Bilder interpretiert und zu Aussagen und Statements zusammengefasst, was allen Teilnehmer/innen sichtlich Spaß bereitet hat.

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Workshop 1 der Fortbildung „den roten Faden finden“ ; CC BY-ND 3.0 DE

Strategische Neuausrichtungen und gesellschaftlicher Wandel bedeuten auch immer Veränderungen für die Bibliothek und ihr Team. Bei einer Strategieentwicklung sollten daher auch immer die Themen „Veränderung „ und „Kommunikation im Team“ mitgedacht werden. Z. B.: „Wie schaffe ich vertrauen?“ oder „Was und wie kommuniziere ich im Team?“.

Damit sind alle nötigen Vorarbeiten erledigt, so dass wir uns im nächsten Blogbeitrag frohen Mutes mit Euch in die Analyse stürzen können. 🙂

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„Den roten Faden finden“ – Ein Rückblick in 5 Teilen

Wozu sollte eine öffentliche Bibliothek strategisch arbeiten? Warum ist das Ausarbeiten einer Bibliotheksstrategie für meine Bibliothek nötig und hilfreich? In der heute startenden Blogserie werden wir diese Fragen anhand unserer in Kooperation mit dem ZBIW der TH Köln organisierten Fortbildung „Den roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“ erörtern.

Wir haben uns gemeinsam mit der Dozentin Sonja Bluhm auf den Weg gemacht um die Bibliotheksleiterinnen und –leiter auf dem Weg der Erstellung eines eigenen Bibliothekskonzeptes zu unterstützen. Der Titel der Fortbildung war auch gleich  Programm: wir wollten „den roten Faden Finden“. Denn eine wichtige Funktion des Konzeptes ist, für Klarheit intern und extern zu sorgen. Frau Bluhm hatte bereits vergleichbare Fortbildungen in anderen Bundesländern durchgeführt. Was sie zu dem Thema „Konzept“ sagt, findet ihr in unserem Interview mit ihr.

Sehen wir uns also die verschiedenen Phasen der Konzepterstellung an und werfen auch ein Blick auf die Besonderheiten wie auch mögliche Fallstricke.

Diese Blogreihe gliedert sich in 5 Teile, die in 5 Tagen nacheinander hier auf dem Blog der Fachstelle für öffentliche Bibliotheken NRW veröffentlicht werden. Hier ein kleiner Überblick was Euch diese Woche erwarten wird:

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Trend-Monitoring – wie geht’s?

Die Beobachtung von Trends wird für Bibliotheken immer wichtiger. Denn früher oder später bringen die Bibliothekskunden Trends als Anforderungen in die Bibliothek. ZBW MediaTalk hat sich in einer dreiteiligen Reihe Gedanken darüber gemacht, wozu Trend-Monitoring gut ist und wie man es in den Alltag integrieren kann. Im Anschluss widmet sich ein weiterer Blogbeitrag den Trends für das Jahr 2017.

Trend Monitoring Teil 1 – Trends finden und erkennen
Trend Monitoring Teil 2 – Trends organisieren
Trend Monitoring Teil 3 – Aus Trends Innovationen machen

Trends 2017 – Welche Themen werden wichtig