Sie kennen es aus Ihrem Alltag: „Leben ist das, was passiert, während du eifrig dabei bist, andere Pläne zu machen“ (John Lennon). Was freuten wir uns auf eine Präsenzveranstaltung in Essen als schwungvollen Startschuss in die nächste Etappe der „DigitiativeNRW“. Mit gemischten Gefühlen mussten wir wegen eines Streiks des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs kurzfristig die Veranstaltung in ein Online-Format umplanen: Einerseits passte dies durchaus, die digitale Transformation in einer digitalen Konferenz voranzubringen. Doch gelingt es, per Zoom persönlichen Austausch, gemeinsame Kreativität und Lust an der gemeinsamen Gestaltung der „DigitiativeNRW“ anzuregen?

Umso mehr freuten wir uns darüber, dass ca. 100 Bibliotheksleitungen und -mitarbeitende mit uns einen angeregten wie anregenden Konferenztag gestaltet haben. Fünf Handlungsfelder, in denen die (digitale) Transformation der Öffentlichen Bibliotheken aktiv vorangebracht werden kann, wurden lebendig diskutiert und Ansatzpunkte zur Entwicklung konkreter Maßnahmen identifiziert.

Das Ziel der NRW-Konferenz: Aus starken Fragen gemeinsam ins Handeln kommen

Wie gelingt es uns als Öffentliche Bibliotheken in NRW, unseren Auftrag in der digitalen Gesellschaft gemeinsam zu finden und zu leben? Ausgehend von dieser Leitfrage der „DigitiativeNRW“ haben wir im vergangenen Herbst auf den Regionalen Bibliothekskonferenzen starke Fragen für eine erfolgreiche digitale Transformation gestellt.

In diesem Jahr sollen aus den Fragen transferstarke Antworten erwachsen. Die erste NRW-Konferenz hatte zum Ziel, ein gemeinsames Verständnis der Handlungsfelder digitaler Transformation zu fördern. Dabei sind vielfältige Sichtweisen und Ideen herzlich willkommen. In der gemeinsamen Erkundung der Handlungsfelder sollten erste Hebel für Aktivitäten ausgewählt werden und Freude an der Mitwirkung in fortlaufenden Themengruppen entstehen.

Zum gemeinsamen Ankommen in das Konferenzthema wurde in Kleingruppen gefragt:

Welche Eigenschaften beschreiben die Bibliothek der Zukunft?

Ergebnisse der Diskussionsrunden

Runde 1: Bilden die Kernfragen die relevanten Themen im Handlungsfeld ab?

Aus 117 gesammelten Fragen der letzten RBK-Runde hat der Beirat der „DigitiativeNRW“ Kernfragen extrahiert und fünf Handlungsfelder gebildet:

• Ressourcen-Management
• Identität & Berufsbild
• Führen, Teamentwicklung & Persönliches Selbstverständnis
• Angebotsprofile und Zielgruppen
• Advocacy & Lobbyarbeit

In Gruppenarbeit haben die Konferenzteilnehmenden die Kernfragen dieser Handlungsfelder diskutiert, teilweise angepasst bzw. erweitert. Größtenteils wurden die Kernfragen als genau die relevanten Fragestellungen der digitalen Transformation in den Öffentlichen Bibliotheken bestätigt.

Runde 2: Welche Kernfragen bieten Ansatzpunkte, um konkrete Maßnahmen zu entwickeln?

Die Handlungsfelder spannen ein großes Spektrum an Wirkfaktoren der digitalen Transformation auf, jedes dieser Handlungsfelder ist für sich eine komplexe Geschichte und hält viele Aufgaben bereit. Da kann man sich leicht mit allzu großen und zu umfassenden Vorhaben verheben…

Begrenzte Mittel innovativ einsetzen

Ergebnisse und Vorhaben im Handlungsfeld „Ressourcenmanagement“

Innovationen machen Spaß, wenn genügend Zeit, Geld und weitere Ressourcen vorhanden sind. Doch innovative Lösungen, die begrenzte Mittel berücksichtigen, sind langfristig resilienter als Ideen aus bequemer Position. Mit wachsendem Know-how kann vielleicht auch der Umgang mit bescheidenen Rahmenbedingungen leichter werden. Es ist ein bisschen wie das überraschend leckere Mahl, das spontan an einem Sonntagabend mit Zutaten des vermeintlich leeren Kühlschranks entsteht. Eine Kunst, von der Bibliotheken viel verstehen…

Die Gruppendiskussion des Handlungsfeldes „Ressourcenmanagement“ führte zu spannenden Fragen, zum Beispiel: Wie können digitale Lösungen fehlende Ressourcen kompensieren? Wo sitzen die strategischen Hebel, um vom Reagieren ins Agieren zu kommen?

Mögliche Schwerpunkte und nächste Schritte der AG

• Aufgaben identifizieren, bei denen Synergien und Kooperationen möglich sind
• Kooperationen von Bibliotheken in regionaler Nähe unterstützen
• Empfehlungen fürs Outsourcing von Aufgaben aus dem eigenen Erfahrungsschatz erarbeiten
• Politische Rahmenbedingungen und Verwaltungsprozesse mitdenken und Erkenntnisse mit der AG „Advocacy und Lobbyarbeit“ teilen
• Bei all dem begrenzende Rahmenbedingungen hinterfragen

Wer sind wir und wer wollen wir sein?

Ergebnisse und Vorhaben im Handlungsfeld „Identität und Berufsbild“

„Für welche Angebote und welche Kompetenzen stehen Bibliotheken in Zukunft“ ist die Kernfrage, für deren Beantwortung es Zeit und vieler Gespräche bedarf. Hier befinden sich Bibliotheken im Spannungsfeld von Tradition und Moderne.

Eng verbunden damit sind die sich permanent verändernden Anforderungen an Ausbildung und Berufsbild. Mit letzteren beschäftigen sich sowohl die Ausbildungsstätten als auch eine Arbeitsgruppe der BID. Deshalb ist es sinnvoll, sich im Rahmen der DigitiativeNRW nicht mit diesem Teilaspekt zu beschäftigen.

Stattdessen könnte ein praxisnaher Ansatzpunkt wie die Durchführung einer Aufgabenkritik sowohl auf überregionaler als auch auf örtlicher Ebene ein gangbarer Weg sein. Welche Aufgaben im Arbeitsalltag kann man loslassen, verändern oder experimentell neu entwickeln? Anders ausgedrückt: kleine Stellschrauben im hier und jetzt stellen, um sich erfolgreich und praxisnah langsam weiterzuentwickeln…

Mögliche Schwerpunkte und nächste Schritte der AG

• Aufgabenveränderung im Bibliotheksalltag
• Entwicklung von Strategien, um Akzeptanz fürs Experimentieren und Scheitern in Politik, Verwaltung und bei den Nutzer:innen herzustellen.
• Handlungsoptionen für den Umgang mit Widersprüchen in Selbst- und Fremdbildern innerhalb und außerhalb der Organisation entwickeln und diese mit den AGs „Advocacy und Lobbyarbeit“ sowie „Führung, Teamentwicklung, persönliches Selbstverständnis“ teilen.

Mögliche „Produkte“ der AG

• Werkzeugkasten mit Empfehlungen, welche Aufgaben losgelassen, verändert oder weiterentwickelt werden können. Hierbei sind unterschiedliche Bibliotheksgrößen zu berücksichtigen.

Führungskräfte und Bibliotheksteams mit kraftvollen Methoden stärken

Ergebnisse und Vorhaben im Handlungsfeld „Führung, Teamentwicklung, persönliches Selbstverständnis“

Neuartige Herausforderungen verlangen nach neuartigen Lösungen. Dabei hilft es, die gesamte Vielfalt der Kompetenzen und der Perspektiven einzubinden, die ein Bibliotheksteam bereithält. Doch wie genau gestalte ich als Führungskraft eine Art der Zusammenarbeit im Team, die den Bedarfen gerecht wird und im Alltag gut funktioniert? Und welcher Führungsstil ist für mich persönlich stimmig?

Mögliche Schwerpunkte und nächste Schritte der AG

• Überlegungen wie Führungskräfte unterstützt werden können, gemeinsam mit dem Team eine Vision zu entwickeln und zu leben
• Sammlung von Methoden wie Führungskräfte reflektiert und motiviert bleiben können, auch in stressigen Zeiten
• Diskussion wie digitales Wissen im Team weitergegeben und gestärkt werden kann

Mögliche „Produkte“ der AG

• Methodenkoffer mit u.a. dem Golden Circle
• Skizzierung von Tandem-Konzepten oder Ähnlichem

Nutzerbedürfnisse herausfinden und Kooperationssynergien schöpfen

Ergebnisse und Vorhaben im Handlungsfeld „Angebotsprofile und Zielgruppen“

Wer nutzt (zukünftig) die Bibliothek zu welchem Zweck? Dies ist sicherlich eine der Schlüsselfragen in der Transformation. Entsprechend rege war die Diskussion im Themenfeld „Angebotsprofile und Zielgruppen“ mit Fragen wie: Welche neuen Zielgruppen, neben den klassischen, können für uns durch die digitale Transformation interessant werden? Wie können wir über Kooperation und Vernetzung unsere Angebote besser gestalten oder neue Angebote entwickeln? Und welche Angebote sind für unsere Nutzer:innen wirklich die richtigen?

Mögliche Schwerpunkte und nächste Schritte der AG

Zielgruppenanalyse: Wie passen wir unsere Angebote an veränderte Nutzerbedürfnisse an?

Eine Analyse, die neben der Zielgruppen-Analyse auch eine SWOT-Analyse der Bibliotheken enthält und die demographischen Verhältnisse beachtet. Bei der Ermittlung der Bedürfnisse sollten die Zielgruppen integriert werden (Partizipation).

• Wie können wir unsere Erreichbarkeit, Ansprechbarkeit verbessern bzw. flexibilisieren?
• Wie können wir eine ortsunabhängige Verfügbarkeit des Bestands realisieren?
• Wie kann man in der Info-Vermittlung die KI einbauen? 
• Wie verfahren wir mit dem Anspruch, geprüfte Informationen vorzuhalten?
• In welchem Verhältnis wird zukünftig Unterhaltung & Wissen stehen? 

Angebotsentwicklung mit Hilfe von Kooperationen

Wie können die Bibliotheken untereinander besser kooperieren und Synergien schaffen (insbes. kleinere Bibliotheken)?

• Wie gelingt es, unsere „Bibliotheks-Bubble“ zu verlassen und so neue Angebote zu entwickeln (z.B. „Horizonterweiterung“, Kontakt zu anderen Berufsgruppen)?
• Welche Kompetenzen werden in Zukunft gesamtgesellschaftlich benötigt? Medienkompetenz ist ein breites Feld; wie kann dies konkretisiert werden?

Mögliche „Produkte“ der AG

• Eine Zielgruppenanalyse, die aktuelle Bedarfe ermittelt und methodisch „schlank“ für zukünftige Einsätze geeignet ist
• Eine Kommunikationsplattform zum besseren Austausch der Bibliotheken untereinander
• Ein Konzept für Stadtteilkonferenzen, um Partner zu finden (z.B. Vereine, Altenhilfe).

Politik und Verwaltung zu Verbündeten machen

Ergebnisse und Vorhaben im Handlungsfeld „Advocacy und Lobbyarbeit“

Als „freiwillige Leistung“ der Kommunen sind Öffentliche Bibliotheken besonders darauf angewiesen, dass ihr gesellschaftlicher Mehrwert in der kommunalen Politik und Verwaltung gesehen und unterstützt wird. Die Arbeitsgruppe „Advocacy und Lobbyarbeit“ will bewährte und neue Strategien ausloten, mit denen es gelingt, Politik und Verwaltung zu Verbündeten der Öffentlichen Bibliotheken zu machen.

Mögliche Schwerpunkte und nächste Schritte der AG

• Sammlung von Strategien für guten Kontakt zur Verwaltung… auch Ideen zum Überwinden von Hindernissen an konkreten Beispielen
• Gezielte Zusammenarbeit mit Verbänden zur Unterstützung der Anliegen der Bibliotheken
• „Spicken“ bei anderen Institutionen: Wie gelingt es ihnen, kommunale Unterstützen zu gewinnen?

Mögliche „Produkte“ der AG

• Matching-System: Kollegiale Beratung für Bibliotheken in ähnlicher Situation
• Sammlung / Check-Liste strategischer Tipps für neue (und alte) Bibliotheksleitungen

Zu guter Letzt: Der „Chatterfall“ zum Konferenzabschluss

Zum Abschluss unserer digitalen Konferenz haben wir die Teilnehmenden gebeten zwei Sätze zu vervollständigen. Diese Rückmeldungen haben uns darin bestätigt, dass es richtig war, die Konferenz in kurzer Zeit auf das Online-Format umzustellen und, dass wir mit der #DigitiativeNRW einen wichtigen Diskurs angestoßen haben.

So geht die „DigitiativeNRW“ weiter

5 Handlungsfelder – 5 Arbeitsgruppen: Für Vernetzung und Maßnahmenvorschläge, die allen zugutekommen

Bis Ende des Jahres werden in einem moderierten Prozess für die Handlungsfelder clevere Maßnahmenvorschläge entwickelt, die allen Öffentlichen Bibliotheken in NRW zugutekommen sollen – und den aktiven Mitgestalter:innen die Chance bieten, sich zum Thema ihres Interesses zu vernetzen und neue Impulse in ihre Bibliothek mitzunehmen.

Im Zeitraum bis Dezember 2023 steht für insgesamt fünf Arbeitstage eine feste Moderation und die Unterstützung der Fachstelle zur Verfügung. Dabei entscheidet jede Gruppe in Abstimmung mit der Moderation selbst, wie sie sich die 5×8 Stunden aufteilt und welche Treffen in Präsenz und welche digital stattfinden. Die Moderation wie das Catering bei Präsenztreffen wird durch die Fachstelle finanziert.

Als zentrale Plattform zur Ergebnisdokumentation hat die Fachstelle das Tool TaskCard ausgewählt (auf Landesserver). So sind die Ergebnisse für alle AGs einsehbar und fördern deren Vernetzung. Denn der Austausch zwischen den Gruppen ist jederzeit möglich, auf Wunsch gibt es auch gemeinsame Sitzungen. Das bietet sich bei inhaltlichen Überschneidungen an, doch auch unabhängig davon für wechselseitiges Feedback und die Anreicherung mit neuen Ideen.

Auch die nächste NRW-Konferenz der „DigitiativeNRW“ am 20. November 2023 wird unter anderem dafür genutzt, die dann schon recht weit entwickelten Ansätze zu teilen und Rückmeldung für einen Feinschliff einzuholen.