Fachstelle Öffentliche Bibliotheken NRW

In unserer Fortbildung „Den roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“ erarbeiten sich die Teilnehmer*innen eine Bibliotheksstrategie für die nächsten Jahre. Hierbei kommen Methoden und Denkansätze zum Einsatz, die einem in dem Strategieprozess helfen können. Ein paar Beispiele stellen wir in unserer Blogreihe vor. Im aktuellen Beitrag geht es um die SWOT-Analyse.

Bereits veröffentlicht wurde der Artikel „Die Analyse der Bibliothek und des Umfelds“. Ein weiterer wichtiger Baustein zur strategischen Analyse und als Vorbereitung zur strategischen Positionierung ist die SWOT-Analyse. In dieser Methode werden die Stärken (Strength) und Schwächen (Weakness) einer Bibliothek, den Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) des Umfeldes gegenübergestellt. Die Methode öffnet den Blick, da hierfür nicht nur intern die Stärken und Schwächen angesehen werden, sondern auch das Umfeld mit in den Blick genommen wird.

Wie sieht eine SWOT-Analyse aus?

Eine SWOT-Analyse ist eine Matrix, in der positive Aspekte den negativen gegenübergestellt werden. Dies wird einmal mit dem Blick auf die Bibliothek (intern) und einmal mit dem Blick auf das Umfeld gemacht.

Um diese Matrix ausfüllen zu können, ist es wichtig eine solide Analyse der Bibliothek (intern /extern) gemacht zu haben. An der Qualität der Vor-Analyse hängt nun auch die Aussagekraft der SWOT-Analyse. Es ist zu beachten, dass eine SWOT-Analyse Zustände und keine Strategien beschreibt. Strategien werden erst im Anschluss abgeleitet.

So könnte zum Beispiel eine fertige SWOT-Analyse einer Bibliothek aussehen:

Daraus ergeben sich in diesem Beispiel nun 4 mögliche Strategieplanungen bzw. Herangehensweisen:

1. Stärken-Chancen-Strategie:
   • Stärke „Pädagogisches und Informationskompetentes Personal“ + Chance „Informationskompetenzvermittlung wird in Kommune als nötig angesehen“ = Informationskompetenz bewerben und ausbauen
   • Stärke „Pädagogisches und Informationskompetentes Personal“ + Chance „einziger nicht kommerzieller Aufenthaltsort für Kinder“ = Aufenthaltsort mit Angeboten für Kinder ausbauen
2. Schwächen-Chancen-Strategie:
   • Schwäche „kleine Räumlichkeiten“ + Chance „einziger nicht kommerzieller Aufenthaltsort für Kinder“ = Raum anpassen und für Ausbau werben
   • Schwäche „mangelhafte technische Ausstattung“ + Chancen „Informationskompetenzvermittlung wird in Kommune als nötig angesehen“ + „sozialen Medien sind gesamtgesellschaftliche genutzt“ = für technische Ausstattung für Informationskompetenzvermittlung werben und anpassen
3. Stärken-Risiken-Strategie:
   • Stärke „gute Zusammenarbeit mit Kita und Schule“ + Risiko „sinkendes Leseinteresse“ = Ausbau der Lesemotivationsförderung mit Partnern
4. Schwächen-Risiko-Strategie (sogenannte Verteidigungsstrategie):
   • Schwäche „schwaches Image bei Entscheidern in Kommune“ +  Risiko „Budgetkürzungen“ = Lobbyarbeit verstärken, Drittmittelakquise

Fazit:

Vorteile dieser Methode: Eine SWOT-Analyse ist einfach, sie gibt einen Überblick und offenbart Zusammenhänge und Lücken, die im Alltag sonst untergehen.

Nachteil dieser Methode: Die Qualität der Aussagen hängt von der Qualität der Voranalyse der Bibliothek und des Umfelds ab. Die Aussagen sind nicht mit Zahlen unterlegt.      

(Der Beitrag ist in ähnlicher Form bereits am 30.05.2018 erschienen)

Über das Qualifizierungsprogramm „Den Roten Faden finden – Wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“:
Strategisch denken und handeln und das Ziel vor Augen haben: Damit aus guten Ansätzen starke Bibliotheken werden, darf eines nicht fehlen, der rote Faden – die Bibliotheksstrategie! Mit diesem Weiterbildungsangebot der Fachstelle für Öffentliche Bibliotheken, bestehend aus vier Workshops, machen sich maximal zehn Bibliotheken auf den Weg und erarbeiten ihre eigene Bibliotheksstrategie für die nächsten Jahre. Die Verschriftlichung des Bibliothekskonzeptes erfolgt durch die Bibliotheksleitung und wird von der Fachstelle und der Dozentin eng begleitet. Mehr als 40 NRW-Bibliotheken haben diese Fortbildung in den vergangenen Jahren bereits erfolgreich durchlaufen.

In unserer Fortbildung „Den roten Faden finden – wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“ erarbeiten die Teilnehmer*innen eine Bibliotheksstrategie für die nächsten Jahre. Über unseren Blog geben wir Ihnen in mehreren Beiträgen einen Einblick in die Themen dieser Veranstaltung und zeigen, welche Schritte bei der Konzepterstellung für Bibliotheken von Bedeutung sind.

Entscheidend für einen gelungenen Weg ist zunächst eine systematische Bestandsaufnahme der aktuellen Situation der Bibliothek. Dazu gehört die ausführliche Analyse der bisherigen Arbeit der Bibliothek und ihres Umfelds.

Den Status quo zu Beginn einer Strategie zu ermitteln ist extrem wichtig, weil er die Grundlage dafür bildet, wohin man überhaupt steuern will. Ohne ein klares Bild der Ausgangslage kann man weder realistische Ziele setzen noch sinnvolle Maßnahmen planen. Einige zentrale Punkte:

1. Verständnis der aktuellen Situation: Man erkennt Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Das hilft, Prioritäten richtig zu setzen.
2. Datenbasierte Entscheidungen: Statt auf Annahmen zu bauen, können Entscheidungen auf Fakten, Zahlen und belegbaren Beobachtungen beruhen.
3. Ressourcenplanung: Wer weiß, was vorhanden ist – Personal, Budget, Infrastruktur, Kompetenzen – kann besser einschätzen, was machbar ist und wo externe Unterstützung nötig ist.
4. Stakeholder-Kommunikation: Ein klarer Status quo erleichtert die Abstimmung mit Kolleg*innen, Leitung oder externen Partnern, weil alle die gleiche Ausgangsbasis sehen.
5. Messbarkeit von Fortschritt: Wenn man weiß, wo man startet, lässt sich später besser beurteilen, ob die Strategie erfolgreich war und welche Wirkungen die Maßnahmen hatten.

Kurz gesagt: Der Status quo ist wie der Startpunkt auf einer Landkarte. Ohne ihn weiß man nicht, wie weit oder in welche Richtung man sich bewegen muss. Zudem läuft man Gefahr, dass die Strategie unrealistisch, ineffizient oder nicht akzeptiert wird.

Unterschieden wird in diesem Teil zwischen zwei Bereichen. Zum einen geht es um die Basisdaten der Bibliothek. Zum anderen wird das Umfeld der Bibliothek – die Kommune und ihre Besonderheiten – genauer beleuchtet.

Die Basisdaten

Hinter den Basisdaten der Bibliothek verbergen sich viele Hinweise auf nötige Veränderungen, denen man anhand von Zahlen auf die Spur kommen kann. Hierzu ist es wichtig, die Zahlen nicht nur für sich zu betrachten, sondern in Bezug zueinander zu setzen. So sagt zum Beispiel die Bestandsgröße einer Sachgruppe alleine zunächst nicht viel aus. Wird diese Zahl ins Verhältnis zu den Ausleihen dieser Bestandsgruppe gesetzt, lässt sich eine Aussage über die Effizienz dieser Bestandsgruppe treffen. (Wie genau eine Effizienzanalyse funktioniert, zeigen wir in unserem Leitfaden.)

Gleiches gilt zum Beispiel auch bei für die Öffnungszeiten. Auch hier muss die Anzahl der Wochenöffnungsstunden in Relation zur Nutzung gesehen werden, um Aussagen zu künftig erforderlichen Öffnungszeiten treffen zu können. Analog dazu kann dieser Vergleich auch Bibliotheksübergreifend geschehen. Mit dem Bibliotheksmonitor des HBZ (Hochschulbibliothekszentrum des Landes NRW) haben die Bibliotheken ein starkes Instrument an der Hand,  um sich mit Bibliotheken vergleichbarer Größe zu messen.

Angemerkt sei an dieser Stelle, dass der genaue Blick auf die Zahlen manchmal durchaus schmerzhaft sein kann. Nichts desto trotz ist dieser Blick für ein funktionierendes Konzept unabdingbar und offenbart auch „Hidden Champions“- also gut laufende Bereiche, die einem vorher nicht so bewusst gewesen sind.

Das Umfeld

In jeder Kommune sind die Voraussetzungen für die Bibliothek unterschiedlich. Es gilt auch hier herauszufinden, welche Aufgaben die Bibliothek in der Kommune übernimmt. Daher wird an diesem Punkt der Blick von der bestehenden Bibliotheksarbeit gelöst und geschaut, was in der Kommune vorhanden ist.

Es lohnt sich die anderen Akteure in der Kommune zu betrachten und herauszufinden, wo Kooperationen ausgebaut bzw. aufgebaut werden können, wo sich Angebotslücken auftun oder Konkurrenzangebote vermieden werden können.

Zudem werden hier grundsätzliche Entwicklungen in den Blick genommen: Wächst meine Kommune oder wird sie kleiner? Habe ich eine Flächenkommune oder ist alles sehr zentral orientiert? Welche Altersstruktur gibt es? Was sind kommunale Problemfelder, die sich auch auf die Bibliothek auswirken könnten oder in ihr wiederspiegeln? Gibt es kommunale Entwicklungsschwerpunkte? Diese und weitere Fragen gilt es je nach Bedarf zu beantworten, um dann die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Bei dieser Arbeit knirschen einige Teilnehmer*innen zwischenzeitlich ganz schön mit den Zähnen. Schließlich ist und bleibt das Zusammentragen des Datenmaterials und dessen Auswertung, auch in einem begleiteten Strategieprozess, immer noch Fleißarbeit. 

Die Leistung, die zuvor erhobenen Daten ins Verhältnis zu setzen und ihre eigenen Daten mit den Daten der Kommune abzugleichen, erfordert einen geschärften Blick und führt leicht dazu, den roten Faden aus dem Blick zu verlieren. Hier hilft es, sich an folgenden Fragen zu orientieren: Welche Daten betreffen die Bibliothek? Und: Welche betreffen sie nicht?

(Der Beitrag ist in ähnlicher Form bereits am 26.07.2017 erschienen)

Über das Qualifizierungsprogramm „Den Roten Faden finden – Wir entwickeln eine Bibliotheksstrategie“:
Strategisch denken und handeln und das Ziel vor Augen haben: Damit aus guten Ansätzen starke Bibliotheken werden, darf eines nicht fehlen, der rote Faden – die Bibliotheksstrategie! Mit diesem Weiterbildungsangebot der Fachstelle für Öffentliche Bibliotheken machen sich maximal zehn Bibliotheken auf den Weg und erarbeiten ihre eigene Bibliotheksstrategie für die nächsten Jahre. Die Verschriftlichung des Bibliothekskonzeptes erfolgt durch die Bibliotheksleitung und wird von der Fachstelle und einer Dozentin eng begleitet. Mehr als 40 NRW-Bibliotheken haben diese Fortbildung in den vergangenen bereits erfolgreich durchlaufen.