Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft hat die Öffentlichen Bibliotheken in NRW schon lange erreicht. Ging es in der Anfangsphase um die Automatisierung von Arbeitsprozessen, so stehen Bibliotheken heute vor der Veränderung ihrer Angebote. Vorangegangene Projekte der Fachstelle haben gezeigt, dass diese neue Phase der Digitalisierung nur gemeinsam mit dem gesamten Bibliotheksteam gelingen kann. Die Fachstelle der Öffentlichen Bibliotheken NRW hat sich deshalb zum Ziel gesetzt, ihre Aktivitäten noch passgenauer auf die aktuellen Erfordernisse auszurichten.
Zu diesem Zweck hat die Fachstelle zusammen mit der Firma Dialego aus Aachen eine quantitative Online-Befragung unter Bibliotheksmitarbeitenden und Führungskräften in NRW durchgeführt. Sie liefert Antworten auf folgende Fragen:
- Welche Einstellungen zur Digitalisierung bestehen unter den Mitarbeitenden und Führungskräften in Bibliotheken? Was verstehen sie darunter? Was ist wichtig?
- Welche Kompetenzen sind vorhanden? Und wo besteht Handlungsbedarf z.B. für Qualifizierungsmaßnahmen?
Die Umfrage bildet den Auftakt zu einer Initiative der Fachstelle, die wir in den kommenden vier Jahren mit den Bibliotheken in NRW entwickeln und umsetzen wollen.
Wer hat geantwortet?
Das Thema Digitalisierung scheint viele Beschäftigte in den Bibliotheken zu interessieren. Entsprechend hoch war die Beteiligung im Februar dieses Jahres. Das Team der Fachstelle bedankt sich bei allen 572 Teilnehmerinnen und Teilnehmern fürs Mitmachen. 81% der Befragten sind weiblich. 60% Führungskräfte. 55% der Antworten kommen aus kleineren Bibliotheken mit einer Größe von 1-20 MA, 20% aus Bibliotheken mittlerer Größe (21-50 MA) und 26% aus großen Bibliotheken (mehr als 50 MA). Prozentual am stärksten vertreten ist der Regierungsbezirk Düsseldorf mit 40%. Danach folgen Arnsberg mit 19%, Münster und Köln mit jeweils 15% und Detmold mit 12%. Die meisten Teilnehmenden (39%) sind zwischen 30 und 59 Jahren. 31% sind 60 Jahre und älter und 30% sind zwischen 18 und 29 Jahren alt.
1. Wie wird die Digitalisierung wahrgenommen?
Insgesamt sehen die Mitarbeitenden der Bibliotheken die Digitalisierung als Chance, sowohl auf die Bibliothek wie auch auf sich persönlich bezogen. Die jeweils kleinsten Bibliotheken (1-3 MA) sind jedoch vergleichsweise skeptischer, die größten Bibliotheken (50+ MA) dagegen optimistischer.
Die Befragten glauben, dass Bibliotheken mithilfe der Digitalisierung besser auf veränderte Kundenbedürfnisse reagieren, attraktivere Angebote machen und so mehr Kunden bzw. andere Zielgruppen gewinnen können. Digitalisierung unterstreicht zudem die Bedeutung der Bibliotheken als Bildungspartner – und damit ihre Rolle innerhalb der Kommune. Digitale Veränderungen können zudem die Arbeitsabläufe erleichtern und so helfen, mit knappem Personal besser die Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Die Mitarbeitenden erhoffen sich zudem die Möglichkeit, auch im Home-Office arbeiten zu können.
Es werden aber auch Risiken genannt. So wird ein erhöhter Aufwand bei der Einführung von Neuerungen befürchtet. Dies könnte zulasten begrenzter Ressourcen (Personal & Technik) und zu Überlastungen bei den Mitarbeitenden führen. Es besteht zudem die Angst, sich durch zu viel Digitalisierung selbst abzuschaffen, weil Kernfunktionen wegfallen und Standorte unnötig erscheinen könnten. Es wird ein erhöhter Druck zu ständiger Weiterbildung gesehen. Bei den Kunden könnten weniger digital affine Zielgruppen abgehängt werden. Zudem könnte eine instabile und unzureichende Technik die Umsetzung der Digitalisierung und die Arbeitsabläufe behindern.
Begrenzte Rahmenbedingungen hemmen am meisten
Als Barrieren bei der Umsetzung der Digitalisierung werden an erster Stelle (59%) nicht ausreichende zeitliche Kapazitäten angegeben. Weitere Hemmnisse sind fehlende finanzielle Mittel (55%) und eine unzureichende technische Infrastruktur (54%). Vor allem Mitarbeitende in kaum digitalisierten Bibliotheken sehen dies als Barriere für digitale Veränderungen. Als weitere Barrieren werden mit jeweils 38% die mangelnden Kenntnisse der Mitarbeitenden zum Thema digitale Veränderung sowie eine fehlende Strategie genannt. Außerdem fehlt es an Motivation (31%) und es gibt zu wenige bzw. nicht die richtigen Fortbildungsangebote (27%). Vor allem die jüngeren Personen in den großen Bibliotheken (meist Mitarbeitende mit mittlerer oder hoher Kompetenz) empfinden die Fortbildungsangebote als zu wenig oder nicht passend. 9% aller befragten Personen geben an, dass sie in einem „anderen Grund“ aktuell Schwierigkeiten für die Bibliotheken sehen. Hier wurde z.B. genannt, dass bei vielen Bibliotheken alle digitalen Angebote über die städtische IT laufen und dies als umständlich empfunden wird.
Übersicht Barrieren
Und wie sieht der Status Quo aus?
30 Prozent der Befragten schätzen den Digitalisierungsgrad ihrer Bibliothek als hoch ein – unabhängig ob Mitarbeitende oder Führungskräfte. Je größer die Bibliotheken, desto höher liegt dieser Wert: In kleinen Bibliotheken bis zu 20 Mitarbeitenden empfinden 20% den Digitalisierungsgrad als hoch, in Bibliotheken mittlerer Größe (21-50 Mitarbeitende) sind dies 35% und in großen Bibliotheken mit mehr als 50 Mitarbeitenden sogar 45%.
2. Wie soll die Bibliothek der Zukunft aufgestellt sein?
In einem weiteren Themenblock haben wir gefragt, wie die Bibliothek der Zukunft aufgestellt sein soll und welche digitalen Veränderungen man sich wünscht. Zunächst sollte die Bibliothek die aktuellen technischen Anforderungen zuverlässig erfüllen. Dazu gehört eine attraktive Homepage (94%) und ein Online-Katalog (91%). Außerdem wird eine ausreichend technische Ausstattung wie WLAN-Ausleuchtung (90%) und aktuelle Geräte (68%) erwartet. Bei den digitalen Veränderungen sind es vor allem digitale Angebote für die Kunden. Ganz oben auf der Wunschliste stehen mehr digitale Services Apps, für die der Kunde dann nicht mehr in die Bibliothek kommen muss (78%). 73% wünschen sich mehr digitale Medien wie E-Books oder E-Paper. Genannt wurden auch mehr proaktive Kommunikation über Social Media (71%) sowie mehr digitale Schulungsangebote (51%).
3. Welche persönliche Einstellung haben die Befragten zur Digitalisierung?
Eine große Mehrheit der Befragten (83%) hat eine positive Einstellung zur Digitalisierung und ist motiviert, die Bibliothek zukunftsfähig weiterzuentwickeln. Allerdings kommt die Motivation eher aus der Funktion der Bibliothek und dem Wunsch, diese zu erhalten, als aus einem individuellen inneren Interesse. Am motiviertesten sind Personen mit mittlerer und hoher digitaler Kompetenz sowie Jüngere. Die Mitarbeitenden sind eher in den kleinen, die Führungskräfte in den großen Bibliotheken motiviert.
Als individuelles Hindernis geben vor allem Führungskräfte (47%) Zeitmangel an – bei den Mitarbeitenden sind dies 32%. Fehlende Kompetenzen sind für 37% der Mitarbeitenden sowie für 32% der Führungskräfte eine weitere Barriere. Zudem fühlt sich ein Viertel der Mitarbeitenden nicht für digitale Veränderungen zuständig. Nur gut jede vierte Führungskraft und jeder fünfte Mitarbeitende empfindet keine Hindernisse.
Gefragt nach den Gefühlen hinsichtlich der digitalen Veränderungen, überwiegen die positiven. Es herrscht eine positive Anspannung, man fühlt sich neugierig (60%), herausgefordert (60%), motiviert (44%), nützlich. Demgegenüber empfindet ein kleinerer Teil der Befragten einen negativen Stillstand: Diese nennen Gefühle wie lahm (21%), abgehängt (17%), hilflos oder frustriert. Frustfaktoren sind zum Beispiel die Zusammenarbeit mit der Kommunalverwaltung und die Personalsituation. Wenig überraschend ist, dass Motivierte deutlich positiver eingestellt sind als nicht Motivierte. Sie empfinden sich eher als angespannt und lahm. Am positivsten eingestellt sind die unter 35-Jährigen. Je älter die Befragten desto negativer sind die genannten Gefühle. Hinsichtlich der Bibliotheksgröße gibt es keine Unterschiede.
4. Wie bewerten die Befragten ihre Kompetenzen?
Neben den Basiskompetenzen, die aus persönlichen und sozialen sowie Kompetenzen in Bezug auf die Arbeit in der Bibliothek bestehen, halten die Befragten zusätzliche Kenntnisse wie grundlegendes technisches Verständnis oder Medienkompetenz für unentbehrlich, um digitale Veränderungen voranzutreiben. Hier bewerten aber nur 34% der Führungskräfte und 24% der Mitarbeitenden ihre Kompetenzen für diese digitalen Veränderungen als gut. Relevanter Einfluss scheint das private Interesse daran zu sein: Wer privat aktiv ist (gerade Jüngere mit 72%), übernimmt auch in der Bibliothek eine aktive Rolle. Wer privat kein Interesse hat, sieht andere Kolleginnen und Kollegen in der Verantwortung.
Mitarbeitende sollten vor allem Kunden und Kollegen helfen sowie bekannte Anwendungen bedienen können. Beim kreativen Umgang mit digitalen Angeboten und bei der Produktion von Inhalten haben die Führungskräfte höhere Ansprüche an die Mitarbeitenden als die Mitarbeitenden an sich selbst. Nur wenige Mitarbeitende übernehmen diese Aufgaben gern, andere fühlen sich dafür nicht geeignet und schieben die Aufgabe an andere Kolleginnen und Kollegen. Ähnlich sieht es es bei den Schulungen für Kunden aus. Neben den fehlenden technischen Kompetenzen, fehlt hier zudem didaktisches Fachwissen. Auch bei der Schulung zu Fake News fehlt das nötige Wissen. Bei der Administration und Inbetriebnahme von Anwendungen und Geräten sehen die Mitarbeitenden die Fachabteilungen in der Verantwortung, nur wenige sind an einer Schulung interessiert.
Generell gibt es an die Führungskräfte höhere Ansprüche. Sie werden als Treiber der Digitalisierung gesehen. Bei den notwendigen Kompetenzen der Führungskräfte liegt der Hauptfokus auf der Mitarbeiter- und Teamführung. Hier sind laut den Befragten auch hohe Kompetenzen vorhanden. 84% der Führungskräfte haben den Anspruch, eine Digital-Strategie festzulegen – allerdings fällt die Entwicklung von konkreten Zielen oft dem stressigen Alltag zum Opfer. Auch das Erkennen digitaler Trends halten 83% der Vorgesetzten zwar für eine wichtige Kompetenz, ihre eigene Fähigkeit dafür schätzen sie aber geringer ein. Fortbildungen zu organisieren gilt zwar als relevant (84%), kommen aber oftmals nicht zustande (Verwaltung, Personal, Zeitmangel). Zudem sehen hier viele die Fachstelle in der Verantwortung. Den größten Defizit sehen die Befragten beim Umgang mit der Kommunalverwaltung. 80% glauben, dass Führungskräfte fähig sein sollten, Kommunalverwaltungen für die Digitalisierung von Bibliotheken zu überzeugen. Allerdings glauben nur wenige hierfür die notwendige Kompetenz zu besitzen.
Kompetenzen: Erwartungen an die Mitarbeitenden
Kompetenzen: Erwartungen an die Führungskräfte
Alles in allem schätzen Führungskräfte ihre eigenen Fähigkeiten, Eigenschaften und Kompetenzen, um digitale Veränderung in ihrer Bibliothek aktiv voranzubringen, höher ein als dies Mitarbeitende tun. Nur 24% der Mitarbeitenden sind der Auffassung, dass sie über hohe Kompetenzen in diesem Bereich verfügen.
5. Welche Unterstützungen und Fortbildungen werden genutzt? Welche werden benötigt?
Die Bibliotheken wünschen sich vor allem bessere Rahmenbedingungen seitens der Kommunen, um weitere digitale Veränderungen anzugehen. Dazu gehört eine langfristige finanzielle Sicherheit, eine bessere technische Ausstattung für Kunden und Personal, mehr Personal, insbesondere IT-Fachkräfte, mehr Unabhängigkeit von den Kommunen sowie eine großzügige Finanzierung von Fortbildungen.
Insgesamt ist zudem der Wunsch nach mehr Wissen und Austausch sehr groß. Dazu gehören einfache Zugriffsmöglichkeiten auf bestehendes Wissen. Führungskräfte wünschen sich regelmäßige kurze Updates zu technischen Neuigkeiten, Trends und aktuellen Themen (79%). Genannt wird auch ein zentraler Ideenpool für alle Bibliotheken. 61% wünschen sich mehr Austausch mit anderen Bibliotheken. Und dies nicht nur zwischen Führungskräften, sondern auch unter den Mitarbeitenden. 38% benötigen mehr Unterstützung bei der Umsetzung des Wissens in den Arbeitsalltag.
Ein weiterer Wunsch ist der nach einem optimierten Fortbildungsangebot. Vor allem kleinere Bibliotheken wollen direkte und schnellere Informationen über Weiterbildungsangebote, eine passendere inhaltliche Ausrichtung sowie eine häufigere Durchführung. Interessant ist, dass aber nur 27% der Befragten bislang Fortbildungen der Fachstelle besucht haben.
Um digitale Veränderungen voranzutreiben sind Online-Schulungen und der Austausch mit anderen Bibliotheken für Führungskräfte eine viel genutzte Unterstützungsquelle. Mitarbeitende partizipieren deutlich weniger von externer Unterstützung. Interessant ist auch der Blick auf die Altersstruktur: Die 16- bis 35-Jährigen nehmen seltener an Vor-Ort-Schulungen und Workshops teil als die beiden älteren Zielgruppen. Die Motivierten haben bisher insgesamt schon mehr Unterstützung genutzt, um die digitalen Veränderungen voranzutreiben, als die weniger Motivierten. Kaum digitalisierte Bibliotheken nutzen am wenigsten Unterstützung. Der Austausch mit anderen Bibliotheken und Nutzung von Schulungen ist bei ihnen vergleichsweise gering. Egal wieviel Mitarbeitende eine Bibliothek hat, alle suchen zunächst den Austausch mit Personen im eigenen Haus. Kleinere Bibliotheken mit bis zu 20 MA nutzen im Vergleich zu Bibliotheken mittlerer Größe (21-50 MA) sowie großen Bibliotheken (mehr als 50 MA) vor allem auch Online-Angebote sowie den Austausch mit Personen aus anderen Bibliotheken.
Fortbildungen: Großer Wunsch nach kundenorientierten Schulungen
76% der Befragten wünschen sich Schulungen zu digitalen Angeboten, um diese auch an die Kundinnen und Kunden weitergeben zu können. Insgesamt haben Führungskräfte mehr Erwartungen an das Fortbildungsangebot. 79% würden regelmäßige kurze, thematische Einführungen zu aktuellen Themen begrüßen. Praxisnahe Austauschmöglichkeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bibliotheken geben 75% der Führungskräfte an. Signifikant ist auch, dass sich vor allem kleinere Bibliotheken mit bis zu 20 MA Fortbildungen zur Entwicklung einer digitalen Strategie, zur Produktion digitaler Inhalte oder Austauschmöglichkeiten mit anderen wünschen.
Übersicht Fortbildungswünsche
Gefragt nach den Barrieren für die Teilnahme an den Qualifizierungsmöglichkeiten der Fachstelle, ist mit 26% die häufigste Antwort der Befragten, dass ihnen die Zeit fehle, an den Fortbildungen teilzunehmen. Vor allem auf Jüngere (31%) und kleinere Bibliotheken (43%) trifft dies zu. Für 17% der Mitarbeitenden passen einige Angebote nicht zum Arbeitsalltag. Vor allem jüngeren Mitarbeitenden (16-35 Jahre) sind die verschiedenen Schulungsmöglichkeiten der Fachstelle nicht bekannt. Bei den Führungskräften geben 12% an, dass ihnen die Organisation der Regionalschulungen zu kompliziert ist.
Fortbildungen der Fachstelle: Übersicht der Barrieren
Zur Verbesserung der Qualifizierungsmöglichkeiten der Fachstelle werden als häufigste Wünsche ein breiteres Angebot, eine größere Terminauswahl und ein Forum zum Austausch mit anderen Bibliotheken oder Mitarbeitenden genannt.
Fazit: Die Digitalisierung ist eine große Chance für die Bibliotheken
Die Umfrage zeigt, dass die Digitalisierung DIE Chance für Bibliotheken ist, am Puls der Zeit zu bleiben und ihre Daseinsberechtigung gegenüber den Kunden und der Verwaltung zu sichern. Bibliotheken können mithilfe der Digitalisierung besser auf veränderte Kundenbedürfnisse reagieren, attraktivere Angebote machen und so mehr Kunden bzw. andere Zielgruppen (z.B. Schulen, Menschen mit Behinderung, Jugendliche) gewinnen.
Deutlich wird auch, dass die Kunden im Fokus der Beschäftigten stehen: Ihretwegen macht die Arbeit Spaß. Sie motivieren auch zur Auseinandersetzung mit digitalen Themen – nämlich dann, wenn man darin einen Nutzen für die Kunden sieht. Die digitalen Veränderungen selbst motivieren die Beschäftigten kaum.
Als Hauptbarriere für digitale Veränderungen wird die aktuell mäßige Ausstattung der Bibliotheken bei Finanzen, Technik und (Fach)-Personal angegeben. Hier sehen die Bibliotheksmitarbeitenden vor allem die Kommunalverwaltungen in der Pflicht.
Die Kompetenzen des Personals sind ein weiteres Hemmnis, um zum Beispiel Schulungen für technische Anwendungen und digitale Angebote anzubieten. Das persönliche Interesse und Alter der Mitarbeitenden hat einen Einfluss auf ihr Engagement in den Bibliotheken.
Den Führungskräften fehlt es eher an Informationen zu technischen Neuigkeiten und Trends sowie an Ideen zur Umsetzung. Etwas hinter ihren Erwartungen liegen sie auch im Umgang mit den Kommunen sowie bei der Organisation von Fortbildungen.
