Wie können Arbeitszeitmodelle in einer Bibliothek flexibler gestaltet werden, ohne dass Publikumsdienst und Zusammenarbeit darunter leiden? Mit dieser Frage haben sich die Stadtbibliotheken Arnsberg und Aachen im Pilotprojekt „Flexible Arbeitszeitmodelle“ beschäftigt. Das Projekt entstand im Nachgang der DigitiativeNRW und startete im November 2025. Ziel war es, Möglichkeiten für mobiles Arbeiten und Bürotage ohne Publikumsdienst zu erproben und dabei herauszufinden, welche Modelle sich mit den Anforderungen des Bibliotheksalltags vereinbaren lassen. Über ihre Erfahrungen berichtet das Aachener Team in diesem Beitrag.

Gemeinsam ausprobieren und Erfahrungen sammeln

Zum Auftakt des Projekts bildete sich in der Stadtbibliothek Aachen eine Arbeitsgruppe „Pilotprojekt Arbeitszeitmodelle“. Beteiligt waren Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen und Berufsgruppen, darunter Verwaltung, Bibliothek und Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Darüber hinaus konnten sich Kolleginnen und Kollegen aus dem gesamten Team als Pilot*innen beteiligen.

Von Beginn an wurden regelmäßige offene Treffen angeboten. So konnten Erfahrungen ausgetauscht, Fragen geklärt und die Auswirkungen auf das gesamte Team besprochen werden.

Im Mittelpunkt der Pilotphase standen zwei Möglichkeiten: mobiles Arbeiten und Bürotage ohne Publikumsdienst. Die Mitarbeitenden konnten individuell erproben, welche Variante für ihre Aufgaben und ihre persönliche Arbeitssituation geeignet ist.

Für das mobile Arbeiten wurden die bereits bestehenden Rahmenbedingungen der Stadtverwaltung auf die Bibliothek übertragen und konkretisiert. Der technische Zugriff erfolgt über eine VDI-Umgebung, sodass die für die Arbeit benötigte Software auch von zu Hause aus genutzt werden kann. Gleichzeitig wurden Regelungen zur Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Aufgabenverteilung und Organisation des Publikumsdienstes festgelegt.

Mehr Ruhe für konzentriertes Arbeiten

Die Rückmeldungen aus der Pilotphase waren überwiegend positiv. Besonders häufig wurde die gewonnene Flexibilität genannt. Mobile Arbeit ermöglichte es den Mitarbeitenden, berufliche Aufgaben und persönliche Belange besser miteinander zu vereinbaren.

Auch die Möglichkeit, an einem Bürotage ohne Publikumsdienst konzentriert zu arbeiten, wurde als Gewinn erlebt. Aufgaben, für die längere ungestörte Arbeitsphasen notwendig sind, konnten gezielter bearbeitet werden.

„Generell war es sehr angenehm, ruhig und konzentriert ohne Störung die Aufgaben am Laptop abzuarbeiten.“

Eine andere Rückmeldung beschreibt den Vorteil eines solchen Arbeitstages so:

„Für Aufgaben, die eine bestimmte Konzentration erfordern, um keine Fehler zu fabrizieren, ist so ein Bürotag definitiv sinnvoll. Man kann in dem Gedanken bleiben und wird nicht abgelenkt von der Uhr bzw. dem Wissen, dass man die Kollegen ablösen muss.“

Auch der Publikumsdienst konnte trotz der neuen Möglichkeiten zuverlässig organisiert werden. Die Abstimmung mit der Einsatzplanung funktionierte nach Einschätzung der Projektgruppe zumeist problemlos.

Nicht jede Aufgabe eignet sich für mobiles Arbeiten

Gleichzeitig zeigte die Pilotphase, dass mobile Arbeit nicht für alle Tätigkeiten gleichermaßen geeignet ist. Einige Mitarbeitende konnten Aufgaben im Homeoffice nur stundenweise erledigen und mussten Tätigkeiten dafür gezielt im Büro sammeln.

Auch der direkte Austausch mit Kolleginnen und Kollegen fehlte an manchen Stellen:

„Der direkte Kontakt bei kurzfristigen Anfragen an mein Team fehlte.“

In anderen Fällen funktionierte die Kommunikation auch auf Distanz gut:

„Absprache mit Kollegin erfolgte telefonisch und per Mail, ein gemeinsamer Blick auf den Bildschirm wäre auch nicht verkehrt gewesen, hat so aber trotzdem gut funktioniert.“

Damit wurde deutlich: Flexible Arbeitsmodelle benötigen nicht nur technische Voraussetzungen, sondern auch klare Absprachen im Team. Gerade bei der Aufgabenverteilung, der Erreichbarkeit und der Einsatzplanung sind individuelle Abstimmungen weiterhin notwendig.

Neue Anforderungen an Zusammenarbeit und Führung

Die Veränderungen wirkten sich deshalb nicht nur auf die Mitarbeitenden im Homeoffice aus, sondern auf das gesamte Team. Die Einsatzplanung für den Publikumsdienst musste ebenso berücksichtigt werden wie die Erreichbarkeit der Kolleginnen und Kollegen, die mobil arbeiteten.

Auch für Führungskräfte brachte das Arbeiten auf Distanz neue Anforderungen mit sich. Kommunikation und Abstimmung müssen stärker bewusst organisiert werden, wenn nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig vor Ort sind.

Das Projekt hat damit gezeigt, dass Flexibilität und verlässliche Teamorganisation kein Widerspruch sein müssen. Voraussetzung sind transparente Regeln, eine gute Kommunikation und die Bereitschaft, Lösungen auch individuell abzustimmen.

Flexible Modelle bleiben bestehen

Wir ziehen insgesamt eine positive Bilanz. Die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens und der Bürotage ohne Publikumsdienst sollen auch über die Pilotphase hinaus fortgeführt werden.

Dabei soll der individuelle Spielraum erhalten bleiben. Gleichzeitig gilt es, die Anforderungen des Publikumsdienstes, die Zusammenarbeit im Team und die jeweiligen Aufgaben im Blick zu behalten.

Das Pilotprojekt zeigt damit vor allem eines: Flexible Arbeitszeitmodelle müssen nicht für alle Mitarbeitenden gleich aussehen. Entscheidend ist vielmehr, passende Möglichkeiten zu schaffen und gemeinsam zu erproben, was im jeweiligen Arbeitsbereich funktioniert.

Lisa Kmoch und Doris Reinwald, Stadtbibliothek Aachen, 28.09.2026